Télésecrétariat : devis et tarif d'un secrétariat externalisé (2020)_background

En tant qu’entrepreneur, vous n’avez probablement pas le temps de vous en occuper et cherchez à externaliser le secrétariat.

Transcription de compte-rendu, gestion des appels, prise de rendez-vous … ces tâches rythment la vie de la plupart des entreprises et peuvent devenir très chronophage. Combien coûte un service de télésecrétariat ? Quel est le tarif horaire d’un(e) secrétaire indépendant(e) ? On fait le point avec vous.

Vous avez besoins d’externaliser vos tâches administratives ? Optez pour l’un des prestataires en télésecrétariat répertorié sur Askeet !

Tarifs d’un service de secrétariat externalisé

Coût moyen d’une prestation en secrétariat

D’après les différentes données que nous avons pu relever, le tarif horaire d’une entreprise de télésecrétariat varie entre 30 et 50€ de l’heure. Pour une journée de 7 heures, comptez entre 200 et 350€ TTC.

Gardez à l’esprit que le coût moyen d’une prestation en secrétariat varie en fonction de plusieurs critères, notamment du type de tâches et de l’urgence de votre demande.

Vous cherchez une astuce pour diminuer les coûts de l’externalisation du secrétariat ? Demandez à faire un contrat annuel avec votre prestataire.

Tarif d’une prestation de secrétariat sur site

Vous préférez que votre prestataire en télésecrétariat intervienne au sein de vos locaux ? L’agence que vous avez choisie peut dépêcher un(e) ou plusieurs secrétaires qui exerceront dans votre entreprise. Le prix sera généralement plus élevé, car il faudra ajouter le coût du déplacement.

Comptez entre 40 et 55€ de l’heure, suivant les prestataires.

Prix de l’externalisation du secrétariat en fonction de la tâche

Vous préférez une tarification à la tâche ? Vous avez des besoins très ponctuels et précis ? Voici quelques exemples de missions liées au secrétariat à distance et les tarifs associés :

  • La saisie simple d’un texte : entre 4 et 5€ la page
  • La saisie de tableaux ou graphiques ; environ 7€ la page
  • La saisie de mail : 4,50€ le mail
  • La relecture et correction : environ 4,50€ une page Word
  • La mise sous pli simple : entre 0,20 et 0,35€ l’enveloppe
  • La mise sous pli + affranchissement + dépôt : de 4 à 5€ le courrier
  • La rédaction d’un devis, d’un bon de commande ou d’une facture : entre 5 et 6€ l’unité
  • La transcription audio mot à mot : entre 1,50 et 3€ la minute.

Les majorations possibles en télésecrétariat

D’autres éléments peuvent faire augmenter la note lorsque vous faites appel à un prestataire en secrétariat :

  • Comptez entre 15 et 50% de plus pour une mission urgente à réaliser sous 24h, le week-end ou les jours fériés ;
  • Comptez une majoration d’environ 20% si vous exercez dans un secteur d’activité exigeant une forte expertise (par exemple, le domaine juridique ou comptable).

Coût d’un service de secrétariat : les éléments à prendre en compte

Le type de tâches administratives

Le prix d’une prestation en télésecrétariat varie essentiellement en fonction de la mission. La mise sous pli d’un courrier, la saisie d’un graphique et la gestion du planning de rendez-vous ne demandent pas la même charge de travail. La plupart des agences de télésecrétariat proposent des forfaits journaliers, hebdomadaires ou mensuels. D’autres déterminent un prix à la tâche (nombre d’appels passés, nombre d’enveloppes affranchies, nombre de rapports saisis, etc.).

L’expertise liée à votre secteur d’activité

Vous évoluez dans le secteur du juridique ou de la comptabilité ? Ces domaines d’activité nécessitent des compétences bien précises. Les secrétaires externalisé(s) qui y officient demandent un taux horaire généralement plus important. De la même manière, la prestation sera plus élevée si vous êtes ouvert à une clientèle internationale et que votre secrétaire doit être bilingue. Si vous travaillez dans le secteur du médical, c’est généralement le prix moyen qui s’applique (entre 30 et 50€ de l’heure).

Pour en savoir plus : découvrez comment bien choisir son prestataire en télésecrétariat médical.

Le nombre de professionnels à votre service

Vous avez de gros besoins liés à la gestion administrative de votre entreprise ? Vous nécessitez 2 ou 3 secrétaires à temps plein pour répondre aux mails, au téléphone et gérer les rendez-vous ? Plus vous avez de professionnels à votre service, plus le budget augmente.

Externaliser le secrétariat : quels bénéfices pour votre entreprise ?

Vous vous demandez pourquoi choisir un service de secrétariat externalisé ? Quels sont les retours sur investissement espérés ? Voici les principaux avantages de ce type de prestation :

  • C’est une solution peu coûteuse : en choisissant le système de télésecrétariat, vous évitez d’embaucher une secrétaire en interne et ne payez pas de charges sociales. De la même manière, vous n’avez pas besoin d’acheter de matériel (un standard téléphonique et un ordinateur, par exemple) ni de prévoir un bureau.
  • C’est un système flexible : vous payez uniquement les prestations dont vous avez besoin. Si vous avez un surcroît d’activité, vous n’avez pas besoin de recruter du personnel en interne, il vous suffit d’ajuster votre demande auprès du prestataire. Et vous n’avez pas à gérer d’éventuels arrêts maladie ou absences !
  • C’est une garantie de qualité : vous n’avez peut-être pas les compétences en interne pour effectuer le travail d’administration. En faisant appel à une agence de télésecrétariat, vous vous assurez d’une réactivité et d’un professionnalisme exemplaires.

Pour en savoir plus : Top 5 des entreprises de télésecrétariat.

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