Signature électronique : les 7 fonctionnalités indispensables !_background

Vous avez besoin d’une solution de signature électronique pour votre entreprise ? Vous aimeriez faciliter les échanges entre les différents collaborateurs de votre équipe ?

Avant d’acheter votre logiciel, faites le point sur les fonctionnalités dont vous avez absolument besoin et celles qui ne sont qu’accessoires.  Pour vous aider à faire le bon choix, voici les 6 fonctionnalités à garder en mémoire pour choisir la meilleure solution de signature électronique.

Vous avez besoin d’un logiciel e-signature ? Sur notre plateforme, vous pouvez contacter différentes prestataires, comparer les devis et choisir la solution la plus adaptée !

Qu’est-ce qu’une solution de signature électronique ?

Que faire avec ce type de logiciel ?

Un logiciel de signature électronique vous permet de signer un document numériquement. Autrement, dit, cet outil vous dispense d’imprimer vos papiers officiels lorsque plusieurs personnes doivent apposer leur signature.

En fonction de vos besoins, vous pourrez utiliser votre e-signature sécurisée pour (faire) certifier :

  • Des contrats commerciaux (factures, devis) ;
  • Des documents RH ;
  • Des compromis de vente ;
  • Des déclarations fiscales ou sociales ;
  • Des documents corporatifs.

C’est la solution idéale pour simplifier les opérations de certification et d’authentification de vos fichiers. Pratique et facile d’utilisation, le logiciel de signature électronique vous permet d’optimiser votre phase de validation pendant un contrat.

Lire aussi : Comment signer un document avec la signature électronique ?

Choisir entre la solution SaaS et le logiciel interne

La première option stocke le logiciel dans le Cloud. Tous vos collaborateurs accèdent à l’interface grâce à des identifiants propres. Seule obligation : disposer d’une connexion internet ! Vous pourrez choisir entre un abonnement mensuel ou annuel.

Le logiciel interne vous oblige à installer la licence sur les ordinateurs de vos collaborateurs. Vous pourrez contrôler toutes les données, mais ne pourrez signer de document en ligne qu’à partir de vos ordinateurs de bureau. Si vos équipes sont mobiles, ce n’est probablement pas la meilleure option.

Les 7 fonctionnalités indispensables de la signature électronique

Suivi en temps réel et traçabilité

Grâce au smart document tracking proposé par certaines solutions, vous saurez exactement à quelle date vos différents documents ont été ouverts, signés ou imprimés. Le logiciel vous indique également combien de temps votre prospect est resté sur la page en question.

Relance automatique

Votre client a ouvert le document, mais vous attendez toujours sa réponse ? L’automatisation du process de signature électronique vous permet d’envoyer des relances aux destinataires. Vous pouvez personnaliser chaque message. Grâce au dashboard, qui centralise toutes les actions effectuées, vous savez exactement où vous en êtes et ce qu’il vous reste à faire.

Intégration avec vos logiciels

Avant de choisir votre solution de signature électronique, vérifiez que celle-ci s’intègre parfaitement avec les logiciels d’entreprise que vous utilisez (CRM, ERP, SIRH). Checkez également la comptabilité de votre futur outil avec votre système d’exploitation et vos formats de fichiers (Word, PDF, JPEG, XML…).

Gestion des rôles et ordre de signature

Votre document s’adresse à plusieurs destinataires ? Pour faciliter le processus, définissez un ordre de signature. En pratique, chaque signataire recevra une notification l’invitant à signer uniquement lorsque le signataire précédent aura lui-même apposé sa signature.

Cette fonctionnalité est très utile si vous devez envoyer un bon de commande d’abord au directeur, puis au service achat. Vous n’avez plus besoin de passer de bureau en bureau pour obtenir les signatures.

Vous avez besoin d’aide pour faire votre choix ? Consultez notre Top 5 des logiciels de signature électronique.

Vidéo de présentation

Pour susciter l’enthousiasme et l’engagement de vos signataires, proposez-leur une courte vidéo de présentation. Pour qu’elle s’adapte à votre destinataire et au message que vous souhaitez diffuser, personnalisez-là ! Affichez votre plus beau sourire, enregistrez votre propos et recevez plus rapidement les signatures attendues !

Chat en temps réel

Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez réaliser plus rapidement vos ventes : lorsqu’il consulte votre document, le chat guide le client et répond à ses questions. Vous créez une connexion entre votre entreprise et vos prospects. Le chat vous permet d’humaniser les éventuelles transactions et de rassurer le client : il n’est pas seul face à son écran ou sa problématique. C’est un vrai marqueur de confiance !

Dossier de preuves

Les logiciels de signature électronique enregistrent toutes les données informatiques liées à la signature électronique. Ces informations sont automatiquement archivées à la fin de l’opération. Ainsi, vous n’avez pas à penser systématiquement à enregistrer vos différents documents. Le processus est tout à fait légal et 100% sécurisé. Personne ne pourra récupérer les informations, les modifier ou les falsifier. Vos documents sont traités et conservés en toute sécurité.

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