Recruter à distance : outils, conseils et bonnes pratiques_background

La pandémie a bouleversé notre manière de travailler. Comme le télétravail, le recrutement à distance s’est imposé comme la solution pour continuer à embaucher.

Quelles sont les clés d’un recrutement virtuel réussi ? Suivez nos conseils et bonnes pratiques.

“Les pratiques en matière de recrutement ont changé. Nous faisons beaucoup de prises de contact en visioconférence. Sur les 5 dernières embauches, trois ont été réalisées entièrement de manière digitale”, confie Pierre Leroux, PDG de Lemon learning au magazine Challenge. Si sur le fond, le recrutement à distance reste assez similaire à un recrutement classique, sur la forme, il est important d’opérer quelques changements. Ainsi dès la rédaction de l’offre d’emploi, soyez transparent. Indiquez que le processus entier sera digitalisé. Donnez également des informations sur la politique de travail à distance de l’entreprise, les spécificités logistiques ou encore les outils collaboratifs utilisés. Le candidat n’aura pas de mauvaise surprise. Il pourra alors se projeter et s’investir au maximum dans le process de recrutement.‍

Facilitez-vous la vie avec un ATS

Une fois votre offre diffusée en ligne, vous risquez d’avoir des centaines de CV et de lettres de motivation à gérer. « Disposer des bons outils est évidemment un impondérable. En premier lieu, il faut se doter d’un outil de gestion des candidatures, via ce qu’on appelle un ATS (Applicant tracking System), ou directement intégré à un jobboard, et d’un outil d’entretien vidéo en ligne », explique Adrien Moreira, CEO de Bruce une agence d’emploi 100% digitale au magazine Forbes. En effet, les ATS actuels, comme celui de Welcome to the Jungle, offre de multiples fonctionnalités : possibilité de créer un site carrière aux couleurs de l’entreprise, diffusion des offres sur le Jobboard, gestion et tri des candidatures, suivi des candidatures, échange entre collaborateurs sur les candidatures reçues, analyse et compte-rendu des performances.

La visioconférence, un impondérable

Skype, Facetime, WhatsApp, Zoom, Google Hangouts Meet … les outils de visioconférence ne manquent pas pour mener des entretiens à distance. Même pour le premier entretien, préférez-les à un simple entretien téléphonique. « Les candidats aiment voir le recruteur » commente Céline Méchain, DRH chez Platform.sh sur le site du Figaro recruteur.

Préparez votre entretien

Un entretien en visio n’est pas un sous-entretien, il nécessite en amont la même préparation qu’un face-à-face mais aussi quelques aménagements techniques :

  • Tout d’abord, assurez-vous que le candidat a bien l’application ou le lien à télécharger et que tout fonctionne. « Il faut lui donner des indications précises quant aux étapes à suivre, dit Geneviève Provencher, fondatrice du site de recrutement québécois Flow. On évite ainsi les problèmes de connexion »
  • Créez du lien. En visioconférence, le candidat peut être plus stressé et vous n’avez pas la possibilité de lui offrir un café pour le mettre à l’aise. Pour bien démarrer et détendre l’atmosphère, prévoyez quelques questions « ice breaker ». « Il faudra veiller à rassurer le candidat afin de le mettre à l’aise et lui permettre de passer l’entretien dans les meilleures conditions possibles. Les pratiques dites “de déstabilisation” sont totalement à proscrire », conseille Adrien Moreira.
  • Faites preuve de compréhension et soyez flexible. « Certaines personnes sont moins à l'aise à distance et ont besoin de plus de temps pour s'ajuster, ajoute Geneviève Provencher. D’autres auront tendances à parler plus que normal ou plus vite. »
  • En visio ou en face-à-face, un entretien nécessite la même concentration et le même investissement. N’hésitez pas à poser toutes les questions qui vous semblent importantes et intégrer dans votre grille d’entretien des questions sur le télétravail, afin de mesurer l’aisance du candidat avec cette organisation. La façon dont le candidat vit la situation permet aussi d’évaluer sa capacité à s’adapter et à travailler à distance.‍

Testez le candidat à distance

« Avant toute décision de recrutement, il est nécessaire de tester le candidat sur un projet, dans un temps donné », poursuit Céline Méchain. Afin d’évaluer au mieux les aptitudes professionnelles des candidats, vous pouvez leur faire passer des tests en ligne. Mise en situation professionnelle, tests de personnalités, de capacités mentales ou psychométriques, serious game, ces tests permettent une analyse poussée des facultés des candidats. Pour cela de nombreux outils digitaux existent comme Drimify ou e-testing.

Impliquez vos collaborateurs dans le recrutement

Plus l’équipe sera impliquée dans le processus de recrutement, plus l’intégration du nouvel arrivant se fera rapidement. Proposez par exemple en fin de processus, un team fit à distance sous forme d’apéro avec 3 ou 4 membres de l’équipe ou un rendez-vous de 20 à 30 minutes avec chaque personne de manière individuelle. « Après le premier entretien et le test technique, nous organisons toujours un troisième passage avec deux personnes de l’équipe, explique Baptiste Hamain co-fondateur de Fizzer. Il est important d’avoir plusieurs avis sur le candidat, de voir si le feeling passe bien, s’il partage les valeurs de l’entreprise et s’il peut s’intégrer facilement dans l’équipe. Je dis toujours : iriez-vous boire une bière avec cette personne après le boulot ? ».

Signez vos contrats de recrutement à distance

Vous avez enfin trouvé la perle rare ! Reste à finaliser le recrutement en envoyant la promesse d’embauche. La lettre peut être envoyée simplement par e-mail. Le logo, la signature et les coordonnées de votre entreprise suffisent. Vous trouverez facilement des formulaires de promesse d’embauche en ligne à remplir. Le recrutement à distance peut aller jusqu’à la signature du contrat. Certains ATS incluent déjà ce module. Mais vous pouvez très bien utiliser des services de signatures électroniques comme DocuSign ou YouSign,  deux outils de signature à distance certifiés et acceptés par la loi.

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