Office manager : les outils pour gérer ses missions à distance_background

Que feriez-vous sans votre office manager ? RH, compta, gestion administrative, communication, événement…, selon la taille de l’entreprise, l’OM a un rôle très transversal. Mais avec ses multiples casquettes, la vie de bureau, surtout en télétravail, n’est pas toujours simple.

Heureusement aujourd’hui, de nombreux outils peuvent lui faciliter la vie et l’aider à mieux vous chouchouter … même à distance !

L’office manager et la gestion administratives

Télétravail, flexibilité des horaires, communication instantanée avec slack, hangout… les offices managers cherchent des solutions mobiles, évolutives et faciles à utiliser, pour gérer toute la paperasserie administrative.

  • Avec le gestionnaire administratif et RH, Lucca, plus besoin de fichiers Excel ! Congés, absence, notes de frais, suivi du temps de travail, gestion RH, le logiciel facilite la vie des OM.
  • Devis, facture, notes de frais, bon de commande, projet, la solution Axonaut propose un outil tout en un qui permet de gagner du temps en automatisant toutes les tâches chronophages.

L’office manager et les ressources humaines

·     La gestion de paie

Votre OM se charge aussi de la gestion de la paie mais se perd dans la complexité des déclarations. Payfit est une plateforme simple et intuitive d’automatisation de la gestion de la paie. Il se charge pour vous des déclarations sociales, de la gestion des congés et des cotisations sociales. En cas de problème, il aura aussi accès à une équipe d’experts, qui l’accompagne dans ses démarches administratives ainsi qu’en cas de contrôle URSSAF. De leur côté, les salariés ont accès dans un espace dédié à tous les documents les concernant. Ils peuvent demander des congés ou envoyer leurs notes de frais directement depuis l’outil.  Tellement pratique quand on est en télétravail !

·     Le recrutement

Votre OM gère aussi certaines étapes du recrutement. Pour l’aider et faciliter le sourcing de talent, on ne présente plus Welcome to the jungle ! Sur une page dédiée à votre entreprise, vous pourrez mettre des vidéos, des témoignages de salariés, vos offres d’emploi. Le tout connecté à vos outils SIRH. La start-up vous aide ainsi à renforcer votre culture d’entreprise et l’engagement des équipes.

Eolia est à la fois un logiciel de recrutement, un logiciel de gestion des talents et un logiciel de web sourcing. 100% Saas et adapté à une utilisation sur smartphone ou tablette, il s’adresse aux multi-nationales, PME et start-up innovantes.

·     La Santé des collaborateurs

Votre OM s’occupe aussi de la santé des collaborateurs. Alan est une nouvelle assurance santé qui facilite la vie de l’employeur et du salarié. Toutes les informations sont pilotées directement depuis une interface unique. Les OM n’auront plus de paperasse à gérer ! Les salariés s’inscrivent en quelques clics et sont couverts immédiatement.

L’office manager et le bien-être au travail

L’OM est parfois aussi le chief happiness de la boîte. Mais le bien être au travail lorsque les effectifs sont tous en télétravail… pas évident à mettre en place. Mais, là encore des solutions existent !

·     Swile c’est une carte titre-resto qui s’utilise partout y compris dans les supermarchés et peut s’associer à votre carte bancaire. Désormais, c’est aussi une carte cadeau. Enfin, leur nouvelle appli permet aux salariés de partager les moments importants, faire des cagnottes, partager les bons plans… bref, renforcer la cohésion d’équipe bien mise à mal en ce moment !

·     Vous aimeriez savoir ce que pensent les collaborateurs de vos actions ? Supermood est une plateforme qui leur donne la parole. Posez-leur des questions que vous pouvez si vous le souhaitez piocher parmi 300 propositions… . Ils pourront donner leurs avis sur l’entreprise, le cadre de travail, l’ambiance, les relations entre collègues et toutes les actions menées par votre OM !

L’office manager et la communication

Bien sûr, avec le travail à distance tous les événements, réunions, ateliers, team building se passent désormais en ligne ! Encore une mission pour l’office manager qui devra trouver la plateforme la plus adaptée au nombre de participants mais aussi la plus intuitive et facile à prendre en main.

  • Une solution collaborative comme Teams facilite la communication entre collègues ou entre équipes projets via des espaces dédiés. Elle permet aussi d’intégrer des personnes extérieures à l’entreprise. Elle intègre la visio-conférence et peut donc être utilisée lors d’ateliers ou de séminaires d’équipes.
  • Les plateformes de webinar comme GotoWebinar et Livestorm sont les solutions adaptées aux entreprises souhaitant fluidifier leur communication interne (via formations, réunions AG…) et leur stratégie marketing.
  • Les solutions de visioconférence telles que Join me et Whereby sont des solutions open source.

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