Notes de frais : définitions, modalités et gestion_background

Repas au restaurant avec un client, frais kilométriques ou achat d’un billet de train… vos collaborateurs engagent des frais dans le cadre de leur activité professionnelle ? Dans tous les cas, ils doivent garder une trace de leurs dépenses, afin que vous puissiez les rembourser.

La note de frais vous permettra de gérer efficacement ces remboursements. Faisons le point sur la note de frais, ses modalités de mise en place et sa gestion.

Besoin d'un logiciel de gestion des notes de frais ? Askeet vous aide à choisir la solution la plus adaptée à votre entreprise !

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Une note de frais est un document qui rassemble l’ensemble des dépenses que l’employeur doit rembourser à ses salariés. Ce document peut prendre la forme d’un document papier ou d’un fichier numérique.

En règle générale, la note de frais porte sur les frais de repas, les frais de déplacement et les frais d’abonnement (téléphone, logiciels, internet, etc.) Pour être remboursées, les notes de frais doivent être validées en interne.

L’ensemble des tâches liées à la gestion des notes de frais peuvent être automatisées sur un logiciel adapté.

À lire pour en savoir plus : Comment choisir son logiciel de notes de frais ?

Comment se faire rembourser des notes de frais ?

Frais réellement engagés

Vous pouvez rembourser le montant exact déboursé par le salarié.

Ce modèle vous demandera un processus rigoureux de vérification des dépenses. Avant de procéder au remboursement, vous devrez vous assurer que la note de frais est conforme aux règles fiscales et aux règles internes de votre entreprise.

À lire pour en savoir plus : Tout savoir sur le remboursement des frais kilométriques en 2020

Remboursement forfaitaire

Dans ce cas, vos salariés n’ont pas à tenir une note de frais. Il vous suffit de leur allouer une somme tous les mois pour leurs dépenses professionnelles.

Bien que cette méthode soit utile pour simplifier la gestion des dépenses, elle doit parfois être utilisée en parallèle du modèle de frais réellement engagés. En effet, certaines dépenses exceptionnelles ne peuvent pas être anticipées, mais doivent tout de même être remboursées.

Déduction supplémentaire pour frais professionnels

Vous pouvez également appliquer une déduction spécifique pour frais professionnels. Elle s’effectue sur la base de calcul des cotisations de sécurité sociale. Mais attention, cette déduction ne peut pas dépasser les 7 600 € par année civile et n’est pas applicable pour toutes les professions.

Comment gérer ses notes de frais ?

Les traiter soi-même

Si vous avez une très petite entreprise avec peu de salariés, vous pouvez gérer les notes de frais vous-même. Il vous suffit de demander à vos collaborateurs une liste de leurs dépenses et des justificatifs qui les accompagnent.

N’oubliez pas de conserver ces documents : ils vous seront demandés en cas de contrôle !

Utiliser un outil de gestion de notes de frais

Vous avez déjà un emploi du temps surchargé, et vous préférez opter pour une solution simple et efficace ? Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de notes de frais. Cet outil vous fera gagner du temps, et vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre cœur de métier.

Exit les heures passées à comptabiliser les notes de frais, les justificatifs perdus et les prises de tête pour récupérer la TVA ! En utilisant un outil de gestion de notes de frais, ces opérations comptables seront automatisées.

À lire : Logiciel de gestion des notes de frais : les avantages d'une solution SaaS

Partager cet article: Link copied to clipboard!

M'inscrire à la newsletter

*Champ requis

Vous aimerez peut-être...

Logiciel ERP : le top 5 des solutions

Vous souhaitez simplifier la gestion de votre entreprise au quotidien ? Standardiser les processus, gérer facilement les achats, les stocks, analyser les données en temps réel…

L’e-procurement : tout savoir sur la digitalisation des achats

L'e-procurement, également appelé approvisionnement électronique, est une solution utilisée par les entreprises du secteur du B2B. Cette opération vise tout simplement à faciliter les achats des entreprises en dématérialisant le processus.

Faire du sourcing fournisseur : notre guide pour tout comprendre !

Le sourcing fournisseur est entré dans les usages des entreprises, peu importe leur taille et leur activité. Pour trouver la perle rare, c’est-à-dire le prestataire capable de répondre à vos exigences, il existe un processus assez simple à mettre en place.