Matériel de visioconférence : comment bien le choisir ?_background

De la webcam au micro, en passant par la salle de réunion et un logiciel de vidéoconférence adapté, plusieurs éléments devront être pris en compte pour réussir ces réunions à distance. 🎙️📹

Alors, quel matériel de visioconférence choisir ? Comment bien préparer votre salle de visioconférence ? Nous faisons un point complet sur ces questions.

Sur Askeet, nous mettons en avant les prestataires recommandés par les professionnels. Découvrez le logiciel de visioconférence qui correspond exactement à vos besoins !

Le matériel indispensable pour organiser des visioconférences

Les équipements annexes pour la réunion virtuelle

Voici les principaux éléments qui vous permettront d’organiser des réunions à distance avec vos collaborateurs et client :

  • Un lieu : les PME et grandes entreprises disposent généralement d’une salle de réunion ou une salle de conférence. Cela n’est pas votre cas ? Pas de panique, un bureau suffira !
  • Une webcam : idéalement en haute définition (HD), elle permettra de filmer les intervenants.
  • Un micro : le système audio devra être choisi en fonction de la taille de la salle, afin que chacun puisse se faire entendre.
  • Un écran : il peut s’agir de votre écran d’ordinateur ou d’un écran de télévision, si la conférence a lieu dans une salle de réunion. Il vous permettra de voir les participants, de partager des documents, de retranscrire les sondages, etc.
  • Éventuellement un casque : souvent équipé d’un micro, le casque est idéal pour les collaborateurs qui travaillent en open-space ou qui souhaitent éviter les échos.

Pour une utilisation ponctuelle, équipez-vous d’un matériel plus léger, qui viendra s’installer rapidement sur un ordinateur ou une tablette de bureau. Adapté aux petits budgets, le kit de visioconférence inclut une simple webcam avec un micro intégré. Il suffira pour des réunions internes ou avec vos clients, lorsqu’il y a peu de participants. Il existe également des solutions portables qui s’adaptent directement sur une télévision (pas besoin d’un ordinateur) et qui sont équipées un d’un boitier intelligent.

Vous souhaitez une expérience plus immersive ? Équipez-vous d’un matériel de téléprésence. Plus complet, mais aussi plus coûteux, il permet de communiquer grâce à un grand écran plasma, relié au logiciel. La vidéo et l’audio sont en HD, rendant les échanges beaucoup plus agréables. Ce type d’outil est majoritairement utilisé dans les grandes entreprises ou les multinationales dont les bureaux sont répartis à travers le monde.

Dans tous les cas, le matériel dédié à la téléconférence devra être installé dans chaque salle de réunion (ou bureau) afin de faciliter la collaboration entre les équipes.

Le logiciel de visioconférence

Le logiciel de vidéoconférence va être l’élément central de votre installation. C’est lui qui va permettre de coordonner le matériel nécessaire au bon déroulement de la téléconférence. Son rôle va être de mettre en relation les différents participants (affichage en mosaïque), de retranscrire le son et l’image. En fonction de l’équipement choisi, il sera installé sur votre ordinateur ou directement intégré au système de visioconférence.

Il existe de nombreux acteurs sur le marché et la plupart proposent une version gratuite avec les fonctionnalités de base : enregistrement de la réunion, partage de documents, système de messagerie instantanée (tchat), application mobile, etc. Vous pourrez également organiser des webinaires ou disposer d’un tableau blanc interactif, idéal pour les travaux collaboratifs.

Pour aller plus loin : découvrez les 6 fonctionnalités indispensables d’un logiciel de vidéoconférence.

Afin de bien choisir votre solution, plusieurs critères devront être pris en compte comme :

  • La capacité d’intégration avec vos logiciels internes ;
  • Le niveau de sécurité offert en termes de protection des données (en passant par le Cloud, et donc internet, il existe des risques) ;
  • Le service après-vente proposé par le prestataire (conseiller personnalité, tuto, formation, etc.).

Les conditions parfaites pour faire des réunions à distance

Vous êtes équipé d’un logiciel de visioconférence ? Vous avez tout le matériel nécessaire pour réaliser des réunions virtuelles ? Voici quelques prérequis pour bien préparer votre rendez-vous virtuel :

  • Prévenir les participants quelques jours avant la réunion ;
  • Avoir une bonne connexion internet pour éviter les bugs ;
  • Disposer de la bande passante nécessaire pour garantir la fluidité des appels ;
  • Vérifiez que tous participants sont équipés au moins d’une caméra, d’un écran et d’un micro pour communiquer ;
  • Privilégiez un équipement de qualité pour vos équipes (vidéo et audio full HD).

Si vous utilisez un matériel plus complexe qu’une simple webcam avec micro intégré, n’hésitez pas à former vos équipes à ces solutions de collaboration.

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