Logiciel OCR : comment bien choisir sa solution ?_background

Principalement utilisée pour convertir des documents facilement, la technologie OCR est idéale pour optimiser le processus de gestion documentaire.

Alors, quel logiciel OCR choisir parmi tous ces acteurs ? Quels sont les critères à prendre en compte ? On vous fait un point complet sur la question ! 👇

L’intérêt des logiciels OCR

La reconnaissance des caractères, appelés aussi OCR (du terme anglais Optical Character Recognition), permet la traduction d’images et de textes imprimés ou dactylographiés en fichiers texte.

Voici quelques-unes des fonctionnalités d’un logiciel OCR :

  • La possibilité de dématérialiser et d’éditer des documents facilement et rapidement
  • La conversion de fichiers d’un format à l’autre (PDF à Word, par exemple)
  • Le traitement et l’archivage des documents
  • La gestion électronique des documents (GED)
  • L’import et l’export des documents.

👉 L’outil offre un gain de temps considérable pour les entreprises engagées dans la dématérialisation des documents. Sachez également que le décodage des documents permet aux personnes malvoyantes d’accéder aux informations ! Enfin, de plus en plus de sociétés font appel à ce type de solutions pour gagner en efficacité et réduire leurs coûts de stockage.

Il existe d’ailleurs deux grandes façons de numériser et dématérialiser vos documents :

  • Les services en ligne : ils sont gratuits, mais souvent limités dans leurs fonctionnalités. Ils sont donc réservés pour une utilisation ponctuelle.
  • Les logiciels professionnels : plus précis, ils prennent en charge un grand nombre de formats, et un plus grand volume de documents. En tant qu’entreprise, le logiciel OCR est la solution à privilégier.

Les fonctionnalités indispensables d’un logiciel OCR

🧾 La conversion des formats

Le logiciel OCR est très utile pour convertir les documents et les fichiers en version numérique. Le fonctionnement est très simple : le système va scanner et numériser le document papier. Après traitement et reconnaissance OCR, le document est converti dans un format connu (Word, PDF, texte).

La bonne nouvelle ? En plus de retranscrire parfaitement le document original, il permet d’y ajouter des modifications sans avoir à retaper le document à l’ordinateur !

C’est particulièrement significatif pour le fichier PDF, format favori de l’entreprise. Ce type de fichier n’est pas du tout modifiable à l’origine. Il peut être paraphé ou signé, mais impossible d’insérer du texte, ou même de corriger une faute d’orthographe ! Le dispositif OCR permet donc de le convertir puis d’y apporter toutes les modifications que vous souhaitez !

⚙ La fonction GED

La GED (Gestion Électronique des Données) est un dispositif qui consiste à numériser les documents papier d’une entreprise. Elle intervient au moment de l’indexation des documents et permet, ensuite, de faciliter ensuite leur exploitation.

Pour faciliter la numérisation et la dématérialisation des documents, il est fortement conseillé d’utiliser des techniques de reconnaissance optique des caractères. Combinées, ces deux techniques sont très efficaces pour gérer, centraliser et modifier vos documents à volonté !

🗂 Le mode archivage

Le logiciel OCR offre un autre avantage précieux pour les utilisateurs : l’archivage et le stockage des documents. Il concerne particulièrement les documents qui doivent être conservés pour des raisons légales. Cela peut être également utile pour garder une trace de vos documents plus anciens !

Le logiciel OCR vous permet donc de gérer tout le cycle de vie du document, depuis sa création, jusqu’à son archivage, en passant par sa modification !

✅ L’import et l’export de documents

La reconnaissance OCR vous permet de scanner et d’importer tous vos documents issus d’une source numérique ou papier. Ce type de logiciel sert également à exporter les données vers des dossiers ou des applications sur le Cloud (Google Drive, Dropbox, etc.).

Le logiciel OCR facilite aussi la récupération de zones d’un document. Par exemple, grâce au logiciel de reconnaissance de texte, il vous suffit d’extraire les données de factures pour les récupérer et les importer automatiquement dans un logiciel de comptabilité ! Vous pouvez ensuite les conserver dans un compte fournisseur.

Cette fonctionnalité fait donc gagner un temps précieux aux équipes. Elle améliore aussi les processus et les délais de traitement administratif !

🔒 La sécurisation des documents

Un logiciel de reconnaissance de caractères vous aide à organiser et à sécuriser tous vos documents, à l’aide de mots de passe. Cette fonctionnalité est donc indispensable si vous souhaitez centraliser et protéger l’ensemble de vos fichiers, pour plus de sérénité !

🚀 Vous avez besoin d’un logiciel OCR pour éditer vos documents ? Chez Askeet, nous vous mettons en relation avec les prestataires qui correspondent exactement à vos besoins. Tentez l’expérience du sourcing augmenté !

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