Logiciel de gestion projet : les 10 fonctionnalités indispensables !_background

Vous souhaitez augmenter la productivité de votre équipe lorsqu’elle travaille en mode projet ? 📈 Laissez tomber les tableurs Excel et les échanges de mails à rallonge.

Si vous voulez vraiment gagner du temps, optez pour un véritable logiciel de gestion de projet. Il existe différents outils, payants ou gratuits, et plus ou moins complets. Pour vous aider à faire votre choix, voici les 10 fonctionnalités les plus courantes proposées par un outil de suivi de projet.

Pour rappel, il n’est pas nécessaire de vous tourner vers le logiciel le plus connu. L’important est de bien qualifier vos besoins pour choisir le meilleur outil de gestion de projet pour votre entreprise.

Attribution des tâches

Un logiciel de conduite de projet a pour objectif de simplifier l’organisation et l’exécution de la mission. Il vous permet également de bien gérer les ressources humaines. En un clic, vous pouvez confier une ou plusieurs tâche(s) à chaque membre de l’équipe pour éviter les périodes d’inactivité. Vous savez qui est disponible et qui est en surcharge de travail.

Filtrage des tâches

Toutes les tâches d’un projet n’ont pas le même niveau d’importance. Pour vous aider à visualiser rapidement les actions prioritaires à mener, certains logiciels de gestion de projet offrent un système de filtrage. Ainsi, vous ne perdez jamais le fil et pouvez réorganiser vos ressources en fonction des urgences.

Rappel des échéances

Pour vous aider à respecter les délais, le logiciel de suivi de projet permet de définir une date de début et de fin pour chacune des tâches. En un coup d’œil, vous visualisez les échéances proches et les éventuels retards à prévoir dans les livrables. Vous êtes ainsi plus réactif pour réorganiser le planning quand il le faut. Si vous activez la fonction correspondante, vous recevrez même une notification par mail lorsqu’une date est dépassée.

Partage de documents

Cette fonctionnalité vous permettra de regrouper, sur la plateforme, l’ensemble des données dont pourrait avoir besoin votre équipe pour mener la mission. Tous vos documents sont classés et accessibles par l’ensemble des parties prenantes. Vos informations sensibles sont sécurisées. Le gain de temps est incroyable pour vos collaborateurs !

Chat en ligne

Les logiciels de gestion de projet les plus avancés comme Zoho Projects proposent un système de chat directement sur la plateforme. Exit les envois de mails, votre équipe communique facilement et instantanément en ligne. Cette messagerie collaborative interne permet d’archiver les échanges sur le projet et de conserver toutes les bonnes idées !

Contrôle des accès

Si votre équipe travaille avec des prestataires externes sur le projet en cours (agence de communication, développeur freelance, etc.), ces derniers auront probablement besoin d’accéder au logiciel. Vous pouvez les faire participer tout en limitant leur accès à certaines parties du logiciel. Cette fonctionnalité est également intéressante pour montrer l’avancée du projet au client.

L’intégration avec d’autres outils

Certains outils de planification de projet sont compatibles avec d’autres applications (logiciel CRM, Mailchimp, Slack, Typeform, etc.). L’avantage majeur ? Vous n’avez pas besoin de copier-coller manuellement vos données et la gestion du projet est beaucoup plus fluide. Si vous avez l’habitude d’utiliser plusieurs logiciels en interne pour développer votre entreprise, nous vous conseiller d’opter pour une solution qui s’intègre facilement.

Affichage en mode Kanban

Inspiré sur secteur automobile, ce système d’affichage vous permet d’organiser les éléments de travail en 3 ou 4 colonnes, en fonction de leur statut. Par exemple, vous pouvez créer des colonnes « à faire », « en cours d’exécution », « à vérifier » et « terminé ». En pratique, vous êtes évidemment libre de créer autant de colonnes que vous souhaitez ! Le logiciel de gestion de projet Trello est l’outil idéal si vous aimez l’affichage Kanban.

Trello

Diagramme de Gantt

Ce système de visualisation est également très utilisé en gestion de projet. Cet outil de planification répertorie toutes les tâches à effectuer (colonne de gauche) puis leur attribue une période d’exécution. Chaque action est matérialisée par une barre horizontale. En un coup d’œil, vous percevez la date de début et de fin du projet, les périodes de chevauchement et la durée de chaque tâche. Attention, le diagramme de Gantt pourrait devenir une usine à gaz si les tâches du projet sont détaillées ou nombreuses…

Diagramme_Gantt

Création de modèles de projet

Certains outils de conduite de projet comme Asana vous simplifient la vie en vous proposant des templates de projet, prêts à l’emploi. Vous cliquez sur un modèle et vous n’avez plus qu’à le remplir avec vos informations. Si vous préférez, il est également possible de créer vos propres designs puis de les réutiliser lors de vos prochains projets.

Vous cherchez le meilleur outil pour organiser vos tâches en 2020 ?

Partager cet article: Link copied to clipboard!

M'inscrire à la newsletter

*Champ requis

Vous aimerez peut-être...

La boîte à outils des responsables de services généraux

Acheter les fournitures de bureau, gérer la logistique, la sécurité, le matériel informatique, l’aménagement des espaces, s’assurer du bon entretien des locaux… Sans le responsable des services généraux, l’entreprise ne tournerait pas aussi rond.

Faire du sourcing fournisseur : notre guide pour tout comprendre !

Le sourcing fournisseur est entré dans les usages des entreprises, peu importe leur taille et leur activité. Pour trouver la perle rare, c’est-à-dire le prestataire capable de répondre à vos exigences, il existe un processus assez simple à mettre en place.

Le sourcing augmenté c’est quoi ?

Le choix des solutions, prestataires et services est clé pour la compétitivité des entreprises et pour la réussite de leur transformation numérique.