L’e-procurement : tout savoir sur la digitalisation des achats_background

L'e-procurement, également appelé approvisionnement électronique, est une solution utilisée par les entreprises du secteur du B2B. Cette opération vise tout simplement à faciliter les achats des entreprises en dématérialisant le processus.

Comment cela fonctionne-t-il exactement ? Nous vous expliquons décortique explique tout dans cet article.

L'e-procurement, c'est quoi ?

Concrètement, l'e-procurement est la digitalisation des transactions commerciales avec des fournisseurs qui sont alors traitées de façon numérique. En utilisant ce système dans votre entreprise, vous pourrez supprimer tous les supports traditionnels papier (bons de commande, catalogues, etc.) et simplifier la communication avec vos fournisseurs.

La mise en place de cette nouvelle organisation se fait, généralement, grâce à des logiciels ou des plateformes dédiés. Ces outils ont pour mission d'aider les entreprises à simplifier les processus d'achat de services et de produits. L'objectif pour les parties étant de faciliter le suivi des stocks, les échanges et les commandes.

Plus concrètement, avec l’e-procurement vous pourrez :

  • Accéder au catalogue produits/services grâce à une interface ;
  • Sélectionner les prestations ;
  • Visualiser les différents fournisseurs ;
  • Gérer les appels d’offre ;
  • Valider les commandes ;
  • Gérer les factures

Comment fonctionne l’e-procurement ?

Les systèmes d'e-procurement se différencient par leurs aspects techniques, notamment au niveau de la communication entre acheteurs et fournisseurs. Vous avez du mal à comprendre ? Pas de panique, voici quelques explications complémentaires :

Il existe 3 grands types de systèmes :

  • 🔒 Les systèmes fermés : l'acheteur et le fournisseur doivent, dans ce cas, utiliser le même logiciel ou posséder des interfaces adaptables. Cette solution est habituellement utilisée pour les partenariats permanents.
  • 🔐 Les systèmes semi-ouverts : cette option est généralement proposée par le fournisseur qui offre une interface à ses clients. Les acheteurs peuvent y accéder grâce à un navigateur internet ou adapter leurs outils à l'interface fournisseur.
  • 🔓 Les systèmes ouverts : avec ce dernier format, seul un catalogue en ligne est proposé par le fournisseur. Vous pourrez passer des commandes en direct mais ne pourrez pas comparer les tarifs.

Les différentes étapes de l’e-procurement

Une solution e-procurement permet de digitaliser toutes les étapes d'achat ou d'approvisionnement. Voici les grandes étapes communes à ces outils et plateformes :

  • 🎯 Le choix du fournisseur : les logiciels d'approvisionnement électronique permettent de réunir et de comparer les offres des différents fournisseurs potentiels. Pour cela, certains proposent l'intégration des offres directement dans le logiciel ou la mise en place de catalogues en ligne.
  • ✅ La validation de l'ordre d'achat : une fois le choix du fournisseur effectué, vous pourrez valider la commande. Le problème ? Dans votre entreprise, tout le monde n'a pas les compétences pour le faire. Les solutions d'e-procurement vous permettent donc de transmettre la demande de validation à la bonne personne, qui n’aura plus qu'à valider pour lancer la commande.
  • 🧐 Le suivi de la commande : durant toute l'étape de l'envoi, vous pouvez savoir, en temps réel, où en est la commande. Un tel suivi de livraison permet d’anticiper sur les prochaines étapes à effectuer !
  • 💰 Le paiement : vous pouvez relier votre logiciel d’e-procurement à votre logiciel de comptabilité. Grâce à la signature électronique, l’édition des factures et bons de commande est facilitée.
  • 📊 Le reporting : les données de chaque achat/vente étant présentes dans le logiciel, la création de reporting est simplifiée. L'analyse de ces informations vous permet d’améliorer en continu les processus.

Les avantages de l’e-procurement face aux méthodes de sourcing traditionnelles

Vous hésitez à passer à l’e-procurement pour digitaliser vos achats de produits et/ou de services ? Voici quelques avantages qui pourraient bien vous faire changer d’avis :

  • 💻 L’automatisation : le passage de commandes est une tâche chronophage qui prend du temps aux équipes. Un système d'approvisionnement électronique vous permettra d'automatiser les processus des achats et donc de gagner du temps !
  • ⏳ L’optimisation des délais : les solutions d'e-procurement permettent de faciliter la prise de commande. Le temps de traitement et les délais de mise en place du logiciel ou de l’outil sont réduits !
  • 🔒 La sécurisation des process : le paramétrage de l'outil choisi permet d'assurer la conformité des validations. Seules les personnes ayant les droits pourront valider les commandes.
  • 💰 La diminution des coûts : sur le long terme, les outils d'e-procurement s'avèrent plus avantageux en termes de coûts (moins de frais d'impression, de frais de stockage...).
  • 〰 La flexibilité : un catalogue en ligne s’adapte plus facilement aux besoins actuels des entreprises. La recherche des prestataires est simplifiée !
    ✅ La qualité des informations : un système d'approvisionnement électronique permet de diffuser des informations mises à jour. Vous pourrez filtrer les services par caractéristiques, découvrir les fonctionnalités via une vidéo de présentation...

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