Le grand boom de la signature électronique_background

La signature électronique, pourtant rapide, simple et sécurisée, arrivait en douceur dans les habitudes des entreprises. Mais en 2020, le confinement a tout accéléré. Vous n’avez pas encore sauté le pas ?

Alice Brune, customer service director, chez Yousign nous explique pourquoi cet outil va révolutionner la signature de vos contrats.

Pouvez-vous nous expliquer ce que fait Yousign ?

Yousign est un éditeur français qui propose aux entreprises de remplacer la signature classique sur une feuille de papier par une solution de signature électronique. Cette solution va leur permettre de signer tous leurs documents, très simplement, en quelques clics, en ligne, de manière sécurisée et légale. Et contrairement à ce que l’on pourrait penser, la signature électronique peut aussi bien être effectuée à distance qu’en face à face.

Concrètement, comment ça marche ?

Vous souhaitez faire signer un document. Vous importez votre document sur l’interface de signature de l’outil Yousign. Vous ajoutez les signataires. Pour cela vous avez besoin de 4 informations indispensables : leur nom, prénom, adresse mail et numéro de téléphone puis vous l’envoyez aux signataires. Si vous le souhaitez, vous pouvez également hiérarchiser l’ordre des signataires. Chaque signataire va recevoir un e-mail dans lequel sera intégré un lien sécurisé unique. Il clique dessus. Les documents s’affichent. Il les relit et confirme sa signature avec un code SMS qu’il va recevoir sur son smartphone. C’est le même process que lorsque vous validez un achat sur Internet. Vous recevez enfin un e-mail vous indiquant que les documents sont signés et accessibles dans l’espace client. Bien sûr, il existe plusieurs niveaux de sécurité, selon l’importance des documents.

En quoi est-ce plus sécurisé qu’une signature manuelle ?

Lorsque vous envoyez un document par la poste, vous n’avez aucune garantie que la pièce a bien été signée par la bonne personne. Avec la signature électronique, oui. La réglementation de la signature électronique est très stricte. Elle exige de garantir l’identité du signataire et l’intégrité du document. Lorsqu’un document est signé numériquement, un dossier de preuves (ou audit trail en anglais) est constitué. Ce dossier comprend l’ensemble des informations qui ont mené au bon déroulement de la signature. De plus, lorsque l’on passe par un prestataire de signature électronique comme Yousign, celui-ci scelle le document. Cela signifie que si il est modifié après la signature, les parties le sauront en l’ouvrant dans leur lecteur PDF.

Quels sont les avantages pour une entreprise ?

C’est rapide, simple et sécurisé. Les clients viennent nous voir pour optimiser leur process. Cela va beaucoup plus vite d’intégrer un document à l’outil et de l’envoyer aux signataires que de l’envoyer par la poste ! De plus, dans un contexte de crise sanitaire, cela permet de signer à distance. Les entreprises gagnent également en traçabilité. On ne perd jamais le contrôle du document. A chaque étape, l’entreprise sait où il se trouve, qui l’a signé et peut relancer de manière manuelle ou automatique. C’est aussi plus écologique. La signature électronique offre une belle économie de papier ! Enfin, cela donne l’image d’une entreprise dynamique qui va de l’avant.

Comment bien choisir son prestataire ?

Comme je le disais, le secteur est très réglementé au niveau européen. Le prestataire est un tiers de confiance.

  • Il faut donc s’assurer qu’il a obtenu la certification obligatoire eIDAS. Le gouvernement français et la Commission Européenne listent les acteurs qui ont obtenu ces autorisations. Nous sommes audités chaque année par l’ANSSI (Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d’Information).
  • Mieux vaut également choisir un acteur français ou européen qui respecte les exigences  du  RGPD (Règlement Européen sur la Protection des Données) et donc garantira la confidentialité des informations traitées.
  • La solution doit être simple à utiliser.
  • Le prestataire doit également pouvoir apporter des conseils sur l’usage et le niveau de sécurité le plus adapté aux besoins de son client.

Pouvez-vous nous donner des exemples concrets d’utilisation de la signature électronique ?

  • Dans l’immobilier, une entreprise comme Pozzo Immobilier a gagné en rapidité et en sécurité grâce à la signature électronique. Dans un secteur aussi concurrentiel, la réactivité est importante. Avant, les collaborateurs de Pozzo Immobilier devaient envoyer les contrats (mandats de vente, compromis de vente…)  à leurs clients puis attendre que ceux-ci leur renvoient les documents signés. Ces envois de documents divers, en plus d’être lents et forcément dépendants des délais postaux renferment un problème beaucoup plus sérieux : les signatures scannées et re-scannées, n’ont aucune valeur juridique. Les clients gagnent en sécurité et les salariés gagnent du temps car l’outil est très simple à utiliser.  
  • La grande école de commerce, EM Normandie fait signer en signature électronique tous ces contrats de formation étudiants, les contrats des prestataires et des 250 enseignants ainsi que tous les documents administratifs. Plus de problèmes de délais, de déplacement à la poste ou d’adresses mal écrites.
  • Le secteur de l’assurance l’utilise également beaucoup. Lorsque vous achetez une voiture, vous cherchez une assurance. Vous vous renseignez sur Internet et faites une simulation de contrat. Ensuite vous devez l’imprimer et l’envoyer par la Poste. Avec la signature électronique, le contrat peut être signé en ligne. C’est tellement plus simple et rapide !

La signature électronique commence t-elle à s’installer dans les entreprises ?

Depuis quelques années, les entreprises sont de plus en plus matures face au digital mais avec le confinement, elles n’ont pas eu le choix. Nous sommes en hyper croissance. Nous existons depuis 7 ans. Nous avions 1800 clients fin 2019. En 2020 nous avons multiplié par 2,5 notre CA et comptons dorénavant plus de 5500 clients ! La signature électronique est bel et bien en train de changer les habitudes des entreprises.

Besoin d'en savoir plus sur la signature en ligne et découvrir les différents acteurs ?

Partager cet article: Link copied to clipboard!

M'inscrire à la newsletter

*Champ requis

Vous aimerez peut-être...

Logiciel de création de sites e-commerce : les 6 fonctionnalités indispensables !

Vous voulez vendre vos produits sur Internet ? Pour augmenter votre visibilité sur le web, et développer votre chiffre d’affaires, le site e-commerce est un outil indispensable.

Logiciel ERP : comment bien choisir sa solution ?

Le choix d’un logiciel ERP est une décision importante pour votre entreprise. Véritable colonne vertébrale de votre organisation, ce type d’outil va impacter tous les aspects de votre activité : la production, la comptabilité, la prospection ou bien l’approvisionnement.

Logiciel ERP : les 7 fonctionnalités indispensables !

Indispensable pour gérer l’ensemble des activités d’une entreprise, le logiciel ERP (Enterprise Ressource Planning) recense les informations dans un seul et même outil. Cette base de données unique possède différents modules et vous offre un système complet.