La boîte à outils des responsables de services généraux_background

Acheter les fournitures de bureau, gérer la logistique, la sécurité, le matériel informatique, l’aménagement des espaces, s’assurer du bon entretien des locaux… Sans le responsable des services généraux, l’entreprise ne tournerait pas aussi rond.

Il a donc besoin pour répondre à toutes ces attentes de solliciter un grand nombre de prestataires. Voici un petit inventaire à la Prévert des outils indispensables à ce touche-à-tout.

Les services généraux : un poste de plus en plus stratégique

Savez-vous qui est la personne la plus importante chez Google ? Non, ça n’est pas le directeur R & D mais le responsable des services généraux… ! C’est dire si les grandes entreprises considèrent ce poste comme stratégique pour leur performance. Les nouvelles pratiques de travail (smart office, flex office, télétravail…), l’arrivée massive du digital demandent d’être en perpétuel anticipation et dans le souci constant d’améliorer les processus. Tout en gardant un œil aiguisé sur le budget ! Ils gèrent quand même jusqu’à 20% du volume total des achats d’une entreprise. Les retombées de ses actions sur la qualité de vie au travail comme sur les résultats financiers en font donc un acteur primordial dans de nombreuses entreprises.

Face à ces enjeux, trouver les perles qui sauront lui fournir les meilleurs services aux meilleurs prix est un challenge quotidien.

Avis aux responsables des services généraux : voici la boîte à outils d’Askeet pour vous aider au quotidien 😉


Maintenance et gestion des équipements et des locaux

Une fuite d’eau, une salle de réunion à réserver, des bureaux à rénover, un ordinateur en panne… assurer la maintenance des locaux et des équipements est un travail aussi vaste que complexe.  Voici des prestataires qui vous aideront à assurer cette maintenance :

Les solutions GMAO (gestion de maintenance assistée par ordinateur)

La gestion et la maintenance des installations peut être considérablement simplifiée et améliorée par des solutions de GMAO De nombreuses solutions existent sur le marché. Mais ce qui vaut pour une entreprise n’est pas forcément vrai pour une autre. Le mieux est de tester celles dont les fonctionnalités semblent le plus adaptées aux besoins de l’entreprise. La plupart des solutions proposent des essais gratuits comme Twimm, Matrix engine GMAO ou encore Geomap FMS.

Rénovation et petits travaux

Dans la rénovation et travaux de maintenance des entreprises, le responsable de services généraux se doit de confier ses travaux à des professionnels fiable comme :

  • Atalian qui propose une offre de service large et adapté aux besoins de chaque facility manager
  • Aja Energie, spécialisé dans les travaux électriques
  • ADD rénovation qui offre leur service en vitrerie et travaux de peinture

Nettoyage des locaux

La gestion des déchets est un enjeu important dans l’entreprise surtout depuis le décret du 10 mars 2016 qui impose le tri à la source du papier/carton, plastique, verre, bois et le métal. De plus, une véritable politique de gestion et de recyclage des déchets est un bon moyen de concrétiser une démarche RSE en faisant un geste citoyen.

  • Certains prestataires comme Le petit plus assurent la collecte de la totalité des déchets,
  • Il peut être intéressant de faire appel à plusieurs prestataires comme Lemon Tri, Les joyeux recycleurs ou encore Elise, pour obtenir de meilleures valorisations financières de vos déchets.

Identification des prestas/logiciels pertinents, prise de références objectives, comparaison de devis... Askeet vous aide à choisir le bon prestataire pour nettoyer vox locaux.

Maintenance informatique et téléphonie

Les achats matériels
Fourniture de bureaux, mobilier, masques, machines, fontaine à eau, objets publicitaires voire même traiteur… Les services généraux achètent tout ce qui permet d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise mais qui n’entre pas dans le cœur de métier de l’entreprise. La gestion d’achats aussi hétérogène fait appel à de nombreux fournisseurs

Les achats immatériels

  • Le responsable des achats des services généraux se charge également de l’achat des solutions immatériels tels que :
  • Les outils de visioconférence comme Zoom ou Goto meeting
  • Les solutions de gestion électronique de document comme celles proposées par Adexgroup ou OpenDocMan
  • Les logiciels de gestion de projet comme Trello, Asana ou Notion
  • Les prestataires de télésecrétariat tel MaalSIl ou Gescall, partenaire de Doctolib
  • Les tickets restaurant dématérialisés comme Swile ou Restoflash
  • Les cabinets conseils en RSE (Greenflex, Utopie, Des enjeux et des hommes) ou QVT (qualité de vie au travail) avec Act & Hop, Ariane Conseil, Cercléa.

Gestion du courrier


Même à l’heure de la dématérialisation, le courrier reste un poste de dépense important pour les entreprises dont la responsabilité revient au service généraux. Des start-up ont également développé des solutions pour externaliser ce service :

  • Quadiant propose une solution digitale d’envoie de courrier externalisé
  • La solution Xipe permet d’envoyer tous les documents de gestion, dans le monde entier, directement depuis une application bureautique ou un système ERP avec une remise aux services postaux en moins de 24 heures.
  • L’atelier du courrier qui offre d’externaliser la gestion du courrier avec son offre Soldidoc avec en prime la satisfaction d’offrir un emploi durable à des travailleurs handicapés.

Identification des prestas/logiciels pertinents, prise de références objectives, comparaison de devis... Askeet vous aide à choisir la bonne solution de gestion du courrier.

Gestion du parc de véhicules

Le responsable des services généraux peut aussi avoir en charge la gestion d’une flotte de véhicules : utilitaires, véhicules de fonction et véhicules de location mis au service du personnel. Il existe aujourd’hui des éditeurs de logiciels de gestion de parc automobiles qui rivalisent d’imagination et d’innovation comme :

  • GAC Technology qui permet de commander des véhicules en location de longues durées, des cartes de carburant, des badges de télépéages
  • webfleet qui offre la possibilité de communiquer avec le chauffeur et d’améliorer la conduite des conducteurs.


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