La boîte à outils des offices managers 🛠️_background

L’office Manager est celui qui facilite la vie de chaque collaborateur. C’est le responsable de communication, de la gestion du budget et des agendas.

L’office Manager est celui qui facilite la vie de chaque collaborateur. C’est le responsable de communication, de la gestion du budget et des agendas. Le plus souvent au sein d’une PME, PMI ou TPE, l’Office Manager est le couteau-suisse de l’entreprise. Il assure la coordination opérationnelle et commerciale de l’entreprise. Sa mission principale est le bon fonctionnement de l’ensemble de l’entreprise et de ses collaborateurs.

La journée d’un Office Manager ne ressemble à aucune autre. Il gère aussi bien la maintenance des équipements que le nettoyage des locaux, le respect du budget de fonctionnement, les problèmes de plomberie, des retards de livraison...

Communication interne et externe : organisation d’événements, réunions

Il répond aux préoccupations des collaborateurs et donne un feedback des événements organisés. Ce qui permet aux employés de se sentir écoutés et ainsi optimiser leur engagement à l’entreprise. L’Office Manager est un collègue accessible, à qui il est plus facile pour les employés de se confier et d’émettre les requêtes.

  • Plateforme webinar : GotoWebinar et Livestorm sont les solutions adaptées aux entreprises souhaitant fluidifier leur communication interne (via formations, réunions AG…) et leur stratégie marketing
  • Solution visioconférence telle que Join me et Whereby. Il s’agit de solutions open source de visioconférence.
  • Solutions de sondage, feedback (Office vibes, Supermood)
  • Sport en entreprise, coach collectif ou individuel : Trainme, Gymlib


Gestion du budget

Ajuster son budget, négocier des prestations moins lourdes font partie des missions de l’office manager.

Il établit et étudie le bilan des dépenses et recettes de l’entreprise, afin de prendre des décisions avisées concernant notamment la réduction des charges.

  • Gestion de la paie assurée par e-paye et Unit RH. Ces solutions françaises dématérialisent et automatisent la gestion de la paie. Elles facilitent le calcul de la masse salariale et la génération de bulletins de paie.
  • Logiciel de gestion de trésorerie et factures : Quickbooks, Trésorerie Plus et Sage assurent le suivi en temps réel des factures et flux de trésorerie.

Services généraux

La gestion des rdv (agenda et appels téléphoniques), du courrier, l’archivage de documents, la mise en place des services de maintenance des équipements, de sécurité et de nettoyage des locaux font partie des missions principales de l’assistant administratif. Il coordonne ces aspects logistiques ou assure la délégation de ces tâches.

L’Office Manager offre les outils efficaces et adaptés à chaque poste.

Solution de E-signature : Docusign, Yousign

  • Solution de standard téléphonique : Axialys, One Direct, Keyyo fournissent des équipements, une expertise en gestion de parc téléphonique
  • Gestion de document : PeopleDoc, OPEN - Xerox Platinum Partner, Oodrive, Qualios, Neovacom et Lascom qui permettent de sauvegarder, partager, archiver et signer les documents.
  • Titre restaurant : Swile, Edenred
  • Archivage physique : Xelians
  • Nettoyage : Cleany, Elis,
  • Café : Kawa,

Actualités RH

L’office manager doit être à la page ! Pour cela il existe de nombreux sites qui permettent de se tenir informé des actualités RH.

  • Sites / blog sur la gestion RH et l’ensemble des tâches administratives : Magic Office
  • Newsletter : Focus RH, Welcome to the Jungle, Magicoffice, Yuka

Evénements et actions

L’Office Manager est souvent aussi le responsable RH des PME. Il s’assure que les collaborateurs évoluent dans un environnement serein. Dans cette optique, l’Office Manager prend l’initiative d’organiser incentives, formations, séminaires… Il étudie la rentabilité, l'impact des stratégies RH menées sur la productivité et la qualité de vie des travailleurs. Ce qui permet de réduire le taux d’absentéisme et de retard des collaborateurs, leur assurer une augmentation en compétences, un  bien-être et un épanouissement professionnel. Les solutions sont nombreuses :

  • Logiciel de gestion des temps et des activités : les solutions comme Agendrix, Deho Systems et Incotec gèrent le planning des collaborateurs et optimisent le pointage des employés en local ou mobiles.
  • Logiciel d’engagement des salariés : les applications telles que Beekeeper, Insideboard et Lemon learning accompagnent les entreprises dans la mise en place et l’exécution de stratégies RH.
  • Logiciel SIRH qui permettra aux entreprises d’optimiser la gestion des talents et les processus RH : gestion des recrutements, mise en place de plan formation…  Il s’agit de logiciels tels que Neeva, Snapshift, Lamster, Bamboo
  • Plateforme d’engagement solidaire : les solutions comme Vendredi, Wenabi vous permettent de proposer à vos collaborateurs des actions solidaires individuelles ou en groupe

Recrutement

L’office manager a besoin de diffuser et suivre les candidatures tout au long de l’année. Il existe de nombreuses solutions.

  • Welcome to the jungle
  • Smartrecruiters

L’Office Manager est un élément proactif de l’entreprise. Il s’occupe aussi bien de l’aspect administratif que financier. L’objectif est d’assurer la coordination des équipes afin de maximiser leur productivité.

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