Gestion électronique des documents (GED) : avantages et inconvénients_background

Le GED est un logiciel permettant la centralisation, la gestion et le traitement efficace de documents numériques. Ce système présente beaucoup d'avantages, mais comporte quelques inconvénients.

Nous faisons le point pour vous aider à décider si la dématérialisation documentaire répond à vos besoins !

Les 4 avantages d’un logiciel de GED

Meilleure sécurité des données

Le logiciel GED permet de réduire drastiquement les risques de perte ou de détérioration de documents. Avec un tel outil, vos fichiers numériques sont sauvegardés et sécurisés. Ainsi, les membres de votre équipe y ont facilement accès. Par contre, vos données sont protégées des personnes extérieures à votre entreprise.

Optimisation de la communication en interne

Le logiciel GED, basé sur le cloud, permettra à votre équipe de gagner en productivité, tout en améliorant la communication interne. Concrètement, vos collaborateurs perdront moins de temps à classer et rechercher les documents nécessaires. Il leur suffira de taper des mots-clés dans le logiciel pour retrouver le bon dossier. Grâce au partage des données, chacun aura accès aux informations dont il a besoin, peu importe la localisation de son poste de travail.

Lire plus : 4 étapes indispensables pour mettre en place une solution GED

Diminution des coûts de stockage

Vous aviez l’habitude de dédier la moitié de vos bureaux à des armoires de rangement ? Vous deviez externaliser votre archivage dans des locaux au loyer exorbitant ? Le GED a également un avantage économique : il réduit les coûts logistiques liés à l’impression et au stockage des informations. En numérisant ses documents, votre entreprise fera des économies substantielles sur les espaces de stockages.

Valeur écologique

En privilégiant le numérique au papier, vous vous engagez dans un vrai processus écologique. La mise en place d’un logiciel GED s’inscrit donc dans une démarche plus verte et respectueuse de l’environnement. Cette avancée vers le zéro papier constitue un enjeu de taille pour l’image de votre entreprise.

Pour en savoir plus : GED et SAE : quelles sont les différences ?

Les 2 inconvénients majeurs d'un logiciel GED

Nécessité de former vos équipes

Pour travailler efficacement, vos collaborateurs devront revoir leurs pratiques organisationnelles. Le logiciel GED permet de faire gagner du temps à votre équipe, uniquement s’il est accompagné d’une refonte des habitudes de travail. Si vous souhaitez gagner en productivité, il sera nécessaire de former vos salariés et de mettre en place des règles de classement strictes et rigoureuses.

Lire plus : Logiciels GED : comment choisir sa solution ?

Coût non négligeable à court terme

Bien qu’à long terme, le GED permet de réduire les coûts d’impression et de stockage, le coût d’acquisition de la solution représente un certain investissement sur le court terme. Plusieurs postes de dépense sont à prévoir. Vous devrez payer l’infrastructure technique, la formation de vos équipes, le prix de maintenance mais aussi l’intégration des documents dans le système de dématérialisation.

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