Gestion documentaire : quelle est la meilleure solution ?_background

Indispensable pour centraliser et gérer les fichiers numériques, les logiciels GED sont de plus en plus utilisés par les structures.

GED administrative, documentaire ou bureautique, il existe plusieurs catégories de GED. Quelle est la meilleure solution pour votre entreprise ? On fait un point complet sur la question 👇

Qu’est-ce que la GED ?

La GED rassemble l’ensemble des techniques, des outils et des pratiques utilisés pour la gestion des flux de documents au sein de l’entreprise. Ainsi, l’objectif de la GED est de faciliter l’accès à l’information pour toutes vos équipes.

Établie à partir d’applications informatiques, la Gestion Electronique des Documents comprend 4 étapes majeures :

🖥 La numérisation des documents : les documents papier sont numérisés et deviennent numériques. Il existe également des logiciels de reconnaissance des caractères qui permettent ensuite d’intervenir sur le contenu des documents scannés.

⚙ L’indexation des documents : elle peut être manuelle ou automatique. Selon le contenu, des mots-clés sont alors attribués aux documents pour faciliter la recherche.

📁 Le stockage des documents : le support doit avoir une capacité de stockage suffisante et conforme au volume des documents numérisés. Il doit également offrir un temps d’accès raisonnable et adapté selon la fréquence de consultation des données.

✅ La diffusion des documents et le partage de données : avec la GED, ce sont les procédures qui déterminent la diffusion des documents. C’est qu’on appelle le « workflow ».

Pour s’organiser plus efficacement et permettre le travail en réseau, de nombreuses entreprises font donc appel à une solution GED (Gestion Électronique des Documents). La mise en place d’une telle solution nécessite une préparation en interne : il faut donc communiquer avec vos équipes pour comprendre leurs besoins au quotidien !

Les différents niveaux de GED

La GED administrative

La GED administrative garantit la numérisation et le classement de documents administratifs :

  • Des devis et les factures
  • Des fiches techniques
  • Des bons de commande
  • De tous les types de formulaires

👉 Les documents numérisés sont ensuite classés et conservés sur différents supports digitaux. Vous pourrez donc les partager via le réseau interne de l’entreprise.

La GED bureautique  

La GED bureautique permet d’échanger et de centraliser des documents, tout en conservant leur format d’origine (PDF, Word, Excel, etc.).

Les fichiers sont accessibles depuis n’importe quel poste de travail : l’ensemble du personnel de l’entreprise peut les consulter et les modifier, si besoin ! Cette solution est donc particulièrement utilisée pour le « travail en groupe ».


La GED documentaire

La GED documentaire est davantage développée dans les grandes organisations. Elle va ainsi permettre d’indexer un grand nombre de fichiers, qu’il s’agisse de textes, d’images ou de sons.

Ce type de solution est constitué généralement de puissants moteurs de recherche (plein texte, multicritère, index, thèmes, etc.). Grâce à ce système, tous les collaborateurs de l’entreprise peuvent avoir accès à l’information de façon instantanée, mais également à tous les types de fichiers !

Quels sont les avantages de la Gestion Électronique de Documents ?

🔒 Une meilleure sécurité pour les données

La GED permet de réduire considérablement les risques de perte de vos documents ! Les fichiers sont en effet sauvegardés et protégés. Sur chaque document, vous pouvez déterminer le type d’accès, en fonction de l’utilisateur. Concrètement, personne ne peut y avoir librement accès sans autorisation !

📣 L’amélioration de la communication interne

Les fichiers, centralisés sur le Cloud, sont accessibles à tous les collaborateurs de l’entreprise (sur accès). Grâce à la Gestion Électronique des Documents, vos équipes peuvent donc partager des informations et communiquer plus facilement. Pour accéder à un document, il leur suffit de taper le mot-clé dans le logiciel. C’est rapide et efficace !

La GED est donc un atout majeur pour la communication interne, mais aussi pour la productivité de vos collaborateurs.

💰 La baisse des coûts de stockage

Avant la mise en place de la GED, vos bureaux étaient probablement surchargés d’archives et de documents papier… Ce temps est révolu ! Grâce au numérique, tout est sur les serveurs de votre ordinateur. Vous allez pouvoir gagner de la place dans votre bureau et donc réduire vos coûts de stockage : une vraie économie pour l’entreprise.

🌿  Une démarche zéro déchet

Moins de papiers, moins de cartouches d’encre ou de pochettes plastiques… La mise en place d’un logiciel GED s’inscrit dans une démarche respectueuse de l’environnement.

Cette avancée vers le zéro papier est un enjeu de taille pour l’image de votre entreprise. La GED est aussi un moyen d’affirmer votre engagement durable vers un processus plus écologique.

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