Événements d’entreprise virtuels : le guide pour tout comprendre_background

La crise sanitaire a bousculé les usages en matière d’événements d’entreprise. De nombreux salons, conférences et autres séminaires ont dû être reportés ou… malheureusement annulés. Les entreprises les plus flexibles ont fait le choix de les transformer en événement virtuel.

Comment s'en inspirer ? Quels formats mettre en place ? On fait un point complet sur la question.

Événements d’entreprise virtuels : de quoi s’agit-il exactement ?

Les événements d’entreprise virtuels sont tout simplement une alternative aux rencontres physiques. Apparus il y a plusieurs années, ils ont explosé avec la crise sanitaire.🚀

Depuis l’arrivée de la crise sanitaire, il a fallu agir vite pour pouvoir proposer des solutions permettant de respecter les gestes barrières. La transformation numérique s’est accélérée, il est devenu urgent de digitaliser les meetings.

Destiné à tous les types d’entreprises, le format virtuel peut être utilisé pour :

  • Faire du team building avec vos employés ;
  • Effectuer vos rendez-vous clients ou prospects ;
  • Remplacer les afterworks mensuels ;
  • Connecter des équipes géographiquement éloignées ;
  • Organiser un salon avec des prospects ;
  • Proposer une conférence à vos clients.

Les objectifs des événements peuvent être variés : échanger autour d’un dossier particulier lors d’une réunion d’équipe, transmettre des informations relatives aux actualités à des prospects et clients par le biais d'un webinaire ou encore de trouver de nouveaux acheteurs grâce à un salon.

Notez que les salons sont des événements importants pour les exposants et les sponsors. Ils permettent de rencontrer de nombreux prospects, mais également de tisser de nouveaux liens professionnels.

Quel format possible pour son événement virtuel ?

Un événement professionnel virtuel peut prendre différents formats 👩🏽💻 :

  • Il peut être hybride, c’est à dire, à la fois physique et virtuel : il faudra penser à bien limiter le nombre de personnes réunies ;
  • Il peut être réalisé sur le site événementiel prévu. Seuls les principaux intervenants sont présents sur les lieux. Les participants le suivent à distance ;
  • Il est totalement virtuel. C’est le format le plus classique, puisqu’il est plus facile à mettre en place pour les entreprises.

Le choix est large et permet de répondre à toutes les attentes.

En optant pour l'organisation d'une manifestation professionnelle en format virtuel, vous élargissez les retombées en lui donnant un maximum de visibilité. C’est aussi une solution qui favorise les rencontres tout en optimisant le temps de votre équipe (et ça, ce n’est pas négligeable) !😉

Cette manière d’innover est excellente pour l’image de marque de votre entreprise. C’est une preuve de modernité et de réactivité de votre part;

Les avantages d’un événement virtuel

  • L’avantage principal est que le format virtuel permet de faire exister l’événement malgré un contexte qui ne rend pas possible la rencontre physique. C’est d’ailleurs la raison à l’origine de l’essor de cette pratique.

  • L’organisation est simplifiée. Vous n’avez pas besoin de vous occuper de louer un lieu, de penser aux amuse-bouches ou encore de faire appel à des hôtesses. Tout est plus facile et cela réduit considérablement les coûts. La seule exigence est d’avoir à disposition l’équipement informatique nécessaire et une excellente connexion internet.
  • Les événements professionnels virtuels permettent également de toucher une audience plus large. Sans cette contrainte géographique, vos prospects et clients seront généralement plus enclins à y participer ! Vous pouvez réduire le temps de la rencontre pour offrir à chacun la possibilité de caser la date dans son agenda.
  • Plus généralement, pour toutes les entreprises, petites, moyennes ou grandes, le développement des événements virtuels, c'est l'opportunité de créer leurs propres événements, en totale autonomie et sans se ruiner. En effet, les événements virtuels sont beaucoup moins coûteux. Auparavant réservés aux grandes entreprises, ils sont désormais possibles pour des plus petites structures et notamment pour les PME.
  • Les événements virtuels sont aussi plus écologiques,🌳 car ils évitent les déplacements imposés par les événements physiques. En optant pour cette solution, vous participez donc à une économie plus durable. Ne vous en cachez pas, c’est un point qui peut faire la différence auprès de vos prospects !

Ce format de rencontres a de beaux jours devant lui. Économique et respectueux de l'environnement, il continuera de séduire les entreprises qui ont tout à y gagner. Élargir sa communauté, cibler une audience particulière...

Les limites par rapport à un événement physique

Les participants ne se rencontrent pas réellement lors de manifestations numériques. L'effet n'est donc pas encore le même. Les rencontres en face à face créent ce sentiment de familiarité, particulièrement apprécié. En virtuel, le principal challenge est de créer et de nourrir un engagement fort !

Pour éviter que les participants ne se sentent seuls face à leur écran, les événements virtuels doivent donc être particulièrement travaillés pour maximiser les interactions humaines et les échanges : chat, sessions de questions réponses, échanges en 1 to 1, etc

Enfin, il est important de rappeler qu'utiliser les technologies comporte un risque, celui des bugs techniques. Afin d’éviter ces pannes, préférez une plateforme avec une bande passante puissante. 😉

Comment bien choisir sa plateforme pour un événement virtuel ?

Pour que votre événement virtuel soit un succès, il est nécessaire d’opter pour un partenaire de confiance.

N’hésitez pas à évaluer différents éléments :

  • La solution technique proposée : quelles sont les fonctionnalités ? Est-il possible de diffuser un streaming en temps réel ? Quelles sont les possibilités d’interactions ? Est-il possible de poster un replay ? Quelle est la viabilité de la solution ? Est-il possible de passer des appels vidéo entre les participants ? Propose-t-elle des solutions d’intégrations avec les réseaux sociaux ?
  • L’offre de services proposée : préférez un prestataire qui va plus loin que la simple mise à disposition d’une plateforme de diffusion. Misez plutôt sur un partenaire qui vous accompagne tout au long de votre projet !

L’organisation d’un événement virtuel, bien que simplifié par rapport à l’organisation d’un événement physique, reste une lourde tâche. Avant le jour J, il faudra trouver des intervenants pertinents, mettre en place une stratégie marketing efficace, concevoir le contenu et réfléchir aux possibilités d’interactions à mettre en place.

🚀🚀🚀 Chez Askeet, nous vous proposons une solution une marque blanche qui s’adapte à tous les événements d’entreprise : salons, séminaires, conférences annuelles, assemblées générales, processus d’onboarding, sessions de networking, journées clients et partenaires, événements de recrutement

🤝🤝🤝 Nous vous accompagnons sur toutes les étapes de votre création d’événements avant, pendant et après l'événement avec pour seul mot d’ordre : l’engagement. Notre plateforme a été entièrement pensée pour maximiser les interactions et booster l’engagement, talon d’Achille de nombreux événements virtuels.

Vous voulez en savoir plus et tester notre plateforme ?

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