Entreprises : 5 conseils pour préparer l’expatriation d’un salarié_background

Vous avez prévu d’envoyer un collaborateur dans l’une de vos filiales à l’étranger ? Contrat, obligations légales, accompagnement du conjoint ou encore recherche d’un logement, vous devez préparer son départ et anticiper les démarches.

Comment bien planifier la mobilité professionnelle internationale d’un salarié ? Quelles sont les formalités administratives à ne pas oublier ? Nous faisons le point avec ces 5 conseils pour organiser son expatriation.

Vous préférez être accompagné de professionnels de l’expatriation pour ce projet ? Askeet vous met en relation avec des agences de relocation, spécialisée dans la mobilité géographique des employés.

Briefer le collaborateur

Pour éviter l'échec de l'expatriation ou du détachement, communiquez ! La première étape est de briefer votre collaborateur. Organisez plusieurs réunions afin de détailler tous les aspects de la mission :

  • Quel statut choisir : expatriation ou détachement ?
  • Quel pays d’accueil et quelle ville ?
  • Quelle durée pour la mission ?
  • Quelle équipe va-t-il intégrer ?
  • Quelles seront ses missions précises ?
  • Quelle sera sa rémunération ? Ses primes ?

Expliquez-lui la manière dont vous avez prévu de préparer son départ. Si vous faites appel à une agence de relocation, faites-lui-en part. Tous les termes de la mission doivent être détaillés par écrit, dans un contrat.

Bon à savoir Si vous le pouvez, proposez à votre salarié de rencontrer un ancien expatrié. Cette discussion, avec une personne qui a vécu la situation, pourra ôter quelques appréhensions !

Proposer une visite de pré-mission

L’expatriation peut être envisagée comme un véritable bouleversement professionnel et personnel pour votre employé. Afin de le rassurer, organisez une visite de pré-mission dans le pays d’accueil. Ce voyage de repérage, qui s’effectue généralement en famille, permet de mieux comprendre les conditions de vie et de s’acclimater plus rapidement. Votre salarié pourra également faire un tour guidé de la ville et rencontrer les équipes sur place. C’est un investissement indispensable pour limiter le choc culturel, notamment dans les pays exotiques !

S’occuper des formalités administratives

L’organisation de l’expatriation de votre collaborateur ne se limitent pas à l’obtention des visas. De nombreuses démarches devront être effectuées avant son départ à l’étranger :

  • La recherche de l’appartement ou de la maison ;
  • La préparation du déménagement ;
  • La création d’un compte bancaire dans le pays d’accueil ;
  • Les formalités liées à la protection sociale ;
  • L’obtention du permis de conduire.

Pensez également à souscrire une responsabilité civile (pour la prise en charge de dommages matériels, immatériels ou corporels occasionnés à des tiers) et une assistance rapatriement, en cas d’accidents graves ou d’urgences médicales.

Conseil de la rédaction Le délai d’obtention des documents officiels est long (plusieurs mois). Certains pays demandent aux expatriés de faire des examens médicaux avant d’entrer sur leur territoire. Anticipez ces démarches pour que votre salarié puisse partir à temps !

Penser à la famille du salarié expatrié

Conjoint(e), enfant(s), animal de compagnie … Votre collaborateur a probablement une vie de famille. Il faudra impérativement le prendre en compte lors de la préparation de son expatriation.

Plusieurs éléments clés devront être abordés pour espérer le succès de la mission : la scolarisation ou la garde des plus jeunes, l’accompagnement du conjoint dans sa recherche d’emploi, etc. La plupart du temps, vous devrez prévoir le coût d’un voyage annuel, aller-retour, vers la France.

Bon à savoir L’apprentissage de la culture du pays d’accueil est essentiel. Votre collaborateur doit se familiariser avec les coutumes locales, le savoir-vivre professionnel, mais également la langue. Proposez des sessions d’information pour faciliter l’intégration.

Se faire accompagner par une agence de relocation

Préparer le départ de votre salarié pour l’expatriation ou le détachement est un projet d’envergure. Votre équipe RH doit faire en sorte de ne rien oublier et l’organisation est souvent très chronophage. Pour vous simplifier la vie, faites-vous accompagner par une agence de relocation.

Spécialisés dans la mobilité professionnelle des collaborateurs, ces experts de l’expatriation s’occupent de toutes les formalités administratives liées au départ à l’étranger. Vous n’avez plus rien à gérer, ils s’en chargent pour vous !

Pour en savoir plus : Tout savoir sur les agences de relocation.

Avec une agence de relocation, vous gagnez du temps et votre salarié se sent accompagné de A à Z par des professionnels. Il part donc plus confiant.

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