Dématérialisation des documents : quelles solutions pour les entreprises ?_background

La transition vers le numérique n’est plus un scoop : les entreprises, les institutions et les administrations doivent prendre le virage du digital pour se structurer.

Alors quels sont les outils indispensables pour dématérialiser les documents ? Quelle solution choisir entre un logiciel de GED ou un logiciel OCR ? On vous aide à y voir plus clair 👀


Pourquoi dématérialiser ses documents ?

✅ Depuis la loi du 13 mars 2000, les documents au format électronique ont la même valeur légale que les originaux au format papier. Vous avez donc tout intérêt à dématérialiser vos documents RH pour faciliter vos tâches :

  • La numérisation facilite la gestion de l’information : celle-ci devient plus rapide, plus efficace, et bien moins chronophage !
  • L’information n’est plus fragmentée : fini la combinaison papier, numérique, logiciels métiers et autres pièces jointes en messagerie ! Avec les solutions de dématérialisation, l’information est centralisée dans un référentiel unique.
  • Les données sont sécurisées et protégées.
  • L’information peut être partagée et diffusée à tous les collaborateurs, peu importe où ils se trouvent.

Les avantages de la dématérialisation de documents sont donc multiples : vous diminuez vos coûts, vous gagnez en productivité et vous améliorez la communication dans votre entreprise. Pour faciliter cette transition vers le « tout numérique », veillez à informer et accompagner vos équipes vers le changement.

Focus sur les logiciels GED

C’est quoi un logiciel GED ?

🚀 Véritable référence dans la gestion documentaire, le logiciel GED (Gestion Électronique des Documents) est considéré comme le précurseur de la dématérialisation des données. Cet outil est donc incontournable pour gérer l’ensemble des fichiers numériques de l’entreprise. Voici les fonctionnalités principales d’un logiciel GED :

  • Il permet de stocker et classer tous les documents numériques.
  • Il peut prendre en charge tous vos fichiers (factures, documents administratifs, bulletins de salaire, etc.).
  • Il s’adapte à de nombreux formats : image, PDF, mail, ou encore Google Doc !
  • Il assure la dématérialisation des documents RH.

Quels sont les avantages d’un logiciel GED ?

La gestion électronique des données va plus loin que la simple centralisation de vos documents. Les avantages de la GED sont donc multiples :

  • Vos équipes travaillent en mode collaboratif : vos salariés ont accès à toutes les informations, peu importe leur localisation géographique.
  • Vous sécurisez et protégez toutes vos données : la mise en place de la GED réduit les risques de détérioration, de vol ou de perte de vos documents.
  • Vous diminuez les coûts de stockage : terminé la location de bureaux pour stocker toutes vos archives, tout est dématérialisé !
  • Vous optez pour une solution plus écologique : utiliser la GED signifie moins de papier et de cartouches d’encre !

👉 Vous cherchez la solution la plus adaptée ? Pour faciliter votre démarche, nous avons conçu un guide pour bien choisir votre logiciel GED.


Focus sur les logiciels OCR

C’est quoi un logiciel OCR ?

La technique OCR vient du terme anglais Optical Character Recognition (Reconnaissance Optique de Caractères). Les logiciels OCR sont donc utilisés pour dématérialiser et éditer n’importe quel document non modifiable en fichier bureautique. Ils permettent également de transcrire l’écriture manuscrite en document texte. Converti de façon électronique ou mécanique, le texte peut provenir :

  • D’un document numérisé : par exemple, un PDF scanné en Word
  • De textes sous-titrés superposés à une image
  • Ou bien d’une image

De plus en plus répandu, le logiciel OCR est particulièrement utilisé dans les services comptabilité pour faciliter la gestion des documents et des factures 📈

Quels sont les avantages d’un logiciel OCR ?

L’utilisation d’un logiciel OCR vous offre de nombreux atouts :

  • La saisie des données devient plus rapide et plus efficace.
  • La perte ou les doublons de documents sont minimisés.
  • Vos collaborateurs gagnent en productivité !
  • Les personnes non voyantes ou malvoyantes peuvent avoir accès à l’information grâce au décodage des textes de documents scannés ou imprimés.

💯 En optant pour un logiciel OCR, vous optimisez la gestion électronique de vos documents et fluidifiez vos processus !

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