Dématérialisation des documents : le zéro papier est-il pour demain ?_background

La dématérialisation des documents gagne chaque année un peu plus de terrain. Depuis la loi Macron de 2015, elle s’installe même en force dans les entreprises. De l’archivage à la signature électronique, le marché est en pleine croissance.

Quel gain de temps et d’argent ? La sécurité est-elle garantie ? Quels sont les enjeux pour les entreprises ? Est-on vraiment prêt à passer au zéro papier ?

Le papier va-t-il vraiment disparaître des entreprises ? Courriers, bons de commande, devis, factures clients ou fournisseurs, bulletins de paie… aujourd’hui tout peut être dématérialisé. Même votre contrat de travail ! La dématérialisation s’intègre avec force dans la tendance de la transition numérique des entreprises. Ce marché émergeant était estimé à 7,3 milliards d’euros en 2018 par le cabinet d’études Xerfi-Precepta avec une croissance de 6% à 7% par an. « Cette tendance devrait perdurer à moyen terme selon cette étude car l’explosion des données et des documents produits nécessitera inévitablement leur gestion »,  explique Philippe Gattet, directeur d’étude Xerfi.

La loi Macron accélérateur de la numérisation

La loi du 13 mars 2000 avait entamé une petite révolution au sein des entreprises en les autorisant à numériser leurs documents papiers : « l’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier », indique la loi. Quelques secteurs d’activité comme la banque, les assurances ou l’immobilier ont été les premiers à en voir l’intérêt et à s’équiper. La loi Macron de 2015 a mis un véritable coup d’accélérateur à la dématérialisation en imposant la facture électronique pour toutes les entreprises en contrat avec les services publics français. « La dématérialisation des factures est aujourd’hui une tendance de fond, portée par une réglementation qui entend encourager ce mouvement, afin de démocratiser le document électronique » constate Nathalie Keller, chef de marché chez EPB.

La dématérialisation : un enjeu de compétitivité

En effet, face au volume croissant de documents dans les entreprises, la dématérialisation rend l’entreprise plus réactive et plus efficace en accélérant et fluidifiant l’accès et le traitement des informations.

Un gain financier

La dématérialisation réduit les coûts de papier, d’impressions et de frais postaux. Elle diminue également les coûts de traitement administratif. A titre d’exemple le prix d’une facture fournisseur à traiter est estimé à 14 euros. Une facture électronique permet une économie de 25% à 50% d’après une étude du cabinet Arthur D. Little. On comprend mieux que toujours selon cette étude 79% des DAF positionnent les factures comme le premier document à dématérialiser. De plus, en rendant les documents accessibles quelle quelle que soit le lieu de travail, la numérisation rend les échanges avec les clients, les fournisseurs, l’expert-comptable, etc. plus fluides.

Un gain de temps

Un collaborateur passerait en moyenne 15% de son temps à lire un document et 50% de son temps à le chercher. Un bon archivage numérique facilite donc le travail des collaborateurs ! La dématérialisation des factures permet également la diminution du temps de ressaisie comptable, des contrôles et des rapprochements automatiques avec les bons de commande. Elle diminue les risques d’erreur, de retard et de litiges. Les temps de traitement sont raccourcis, les fournisseurs payés à l’heure. Enfin, elle permet à l’équipe de mener des activités coordonnées quel que soit leur lieu de travail. L’entreprise gagne en réactivité et donc un temps considérable.

A l’heure de l’expansion du télétravail (lien sur l’article télétravail) et des difficultés économiques que rencontrent certaines sociétés, ces arguments devraient peser dans la balance et favoriser le développement de la dématérialisation des documents.

L’enjeu majeur : la sécurité des données

Et la sécurité dans tout cela ? Le tout numérique a d’innombrables avantages mais il comporte aussi des risques notamment en termes de sécurité. Le risque de perte ou de vol des données freine un certain nombre d’entreprises. Négligence des salariés, mauvaise manipulation, dysfonctionnement informatique, piratage… tout est possible.  « L’enjeu pour le chef d’entreprise est donc de prendre des mesures pour se protéger », souligne Pascal Guicherd, directeur informatique du cabinet MG, membre de France Défi dans le magazine Expert et décideur.

La transformation digitale passe par la sécurité

Pour opérer une transformation digitale réussie, la sécurité est une nécessité. « Les anti-virus et filtres anti-hameçonnage, mis à jour, constituent la base de la protection et dans l’idéal, il faut utiliser un poste différent pour ses usages professionnels et personnels », conseille Alain Borghesi, président de Cecurity.com dans le magazine Expert et décideur. Les données les plus stratégiques ou confidentielles peuvent être mises dans des espaces sécurisés de stockage en ligne : les coffres-forts numériques. L’utilisation d’un gestionnaire de mots de passe permet de protéger les accès aux différents outils de l’entreprise. Et pour simplifier la vie des collaborateurs, des outils génèrent même des mots de passe complexes sans qu’ils aient à les retenir ou les noter sur une feuille.

La plupart des spécialistes insistent aussi sur la nécessité de mettre en place un logiciel GED (logiciel en ligne de gestion documentaire) qui sécurise les documents numériques en filtrant leur accès aux seules personnes autorisées.

La signature électronique : un marché en forte croissance

La signature électronique est, elle aussi, en train de rentrer dans les habitudes des entreprises. Des start-up comme Yousign ou Docusign se développent à vitesse grand V. « Au départ, les systèmes étaient très complexes et essentiellement destinés à un public d’initiés. Aujourd’hui, des solutions sûres et sécurisées très simples existent », assure Luc Pallavidino , cofondateur de YouSign. Plus besoin de se déplacer pour signer un document. Une tablette ou un mobile suffit pour effectuer une transaction.

La signature électronique : quel gage de sécurité ?

Pour garantir la sécurité de la signature électronique, différents niveaux de vérification et d’identification des personnes sont imposés selon les documents. « Les contrats à plus forte valeur, comme une assurance vie ou un compromis de vente immobilière, vont requérir un niveau de vérification plus important. Dans un premier temps, tout un faisceau d’indices permet de s’assurer de l’identité de la personne signataire et donc de son consentement », explique Luc Pallavidino, aux Echos. Les entreprises se laissent d’autant plus séduire que depuis 2016 le règlement eIDAS (identification électronique des services de confiance pour les transactions électroniques) a uniformisé les standards d’utilisation dans tous les pays membres de l’Union européenne. L’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (l’ANSSI) est l’autorité garante en France qui certifie les entreprises dans le cadre de cette réglementation. La meilleure option est donc de faire appel à un prestataire de logiciel de signature électronique reconnu de confiance par l’ANSSI.

Prêt à entrer dans l’ère du tout numérique ?

La digitalisation des documents est bien en route. Mais, elle ne peut pas se faire du jour au lendemain dans les entreprises. Elle demande d’abord une analyse technique des moyens à mettre en œuvre. Chaque process est à réétudier dans tous les services concernés : finances, comptabilité, gestion des ressources humaines. Les salariés devront revoir leurs habitudes de travail et accepter de se plonger dans les nouvelles technologies. Il faudra également anticiper leurs besoins en matière d’archivage électronique. Quid de la sécurité des données sensibles et des données personnelles recueillies ? Quelles solutions adopter pour respecter la réglementation en matière de RGPD (règlement général sur la protection des données) ? Comment sécuriser les accès, bien gérer les droits utilisateurs et prévenir le risque de perte ou de vol de documents ? A chaque question, autant de solutions à mettre en œuvre pour l’entreprise. La digitalisation a donc un coût. Vous l’aurez compris, rentrer dans l’ère du tout numérique nécessite préparation et anticipation. Alors, prêt à opérer cette transformation ?

Chez Askeet, nous avons pour mission d'aider toutes les entreprises à bien s'équiper et s'entourer pour améliorer la performance et la compétitivité de l'entreprise. Comment ? Grâce à une solution de sourcing augmenté.

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