Comment faire une signature électronique légale ?_background

Avec la dématérialisation massive des documents, la signature électronique est devenue une nécessité pour la plupart des entreprises. Légal, sécurisé et facile à mettre en place, ce procédé a la même valeur qu’une certification manuscrite.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ? Et comment signer un document en ligne ? Nous faisons le point sur vos questions.

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Signature électronique : à quoi ça sert exactement ?

Définition de la signature électronique

Une signature électronique, signature en ligne ou e-signature est un ensemble de données inscrit au sein d’un document électronique. Elle permet de signer et certifier tous les documents qui existent en format numérique (bon de commande, contrat, devis, facture, note interne), peu importe leur format (PDF, Word, Google Drive, etc.).

Notez que la signature électronique n’a pas la même apparence qu’une signature manuscrite. C’est une suite de lettre et chiffres confondus.

Bon à savoir La signature numérique ne doit pas être confondue avec la signature numérisée, celle que l’on dessine avec un stylet sur une tablette, pour réceptionner un colis par exemple.

Pour en savoir plus : Les fonctionnalités indispensables d’un logiciel de signature en ligne

Les avantages d’une signature numérique

Ils sont multiples, autant pour l’émetteur que pour le destinataire :

  • Gain de temps : plus besoin d’imprimer, de signer à la main, de numériser puis de renvoyer le document ;
  • Accélération du taux de transformation : ce procédé, très facile d’utilisation, permet d’obtenir des accords plus rapidement ;
  • Réduction des coûts : avec la signature électronique, vous éliminez les dépenses liées à l’impression, à l’envoi et à l’archivage des documents ;
  • Sécurisation des documents : la signature numérique est infalsifiable, irrévocable et inaltérable. Elle garantit l’intégrité du document, c’est-à-dire son état précis, au moment de l’engagement du consentement par le signataire.

La valeur juridique de la signature électronique

D’après le Code civil, « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité ».

Le cadre juridique de la signature électronique est donc très clair, ce procédé est 100% légal. La signature en ligne a la même valeur juridique que la signature manuscrite. Pour être considérée comme légale, elle doit respecter certaines conditions :

  • Être créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif ;
  • Permettre l’identification du signataire ;
  • Garantir l’intégrité des documents ;
  • Être liée aux données auxquelles elle se rapporte.

Le règlement eIDAS

Depuis le 23 juillet 2014, c’est le règlement eIDAS (electronic Identification Authentication and trust Services) qui sert de référence en matière de signature électronique. Son rôle est d’établir un socle légal, commun à l’Union européenne et à tous les acteurs concernés (entreprise, particuliers et autorités publiques).

Le règlement Eidas prévoit notamment plusieurs niveaux de fiabilité concernant la signature en ligne :

  • Simple : pas de critères obligatoires. Ce type de signature en ligne est généralement utilisée pour les contrats de bail et de travail, les mandats de prélèvement ou encore pour les CGV.
  • Avancé : un certificat numérique sera associé à la signature, le document ne pourra pas être modifié après, le système de vérification de l’identité du signataire est poussé (carte d’identité, preuve de consentement, etc.). Elle est utilisée pour les compromis de vente immobilier, les contrats de crédits et les appels d’offres à marchés publics.
  • Qualifié : la vérification du signataire se fait en face à face et la signature est liée à la une clé cryptographique. Ce niveau de signature est requis pour les actes authentiques, les opérations bancaires intra UE, etc.).

Les étapes pour signer un document en ligne

Faire signer un document électroniquement

Vous souhaitez envoyer un contrat à votre client ? Voici les étapes que vous devez respecter :
1/ Chargez votre document dans le logiciel ou rédigez-le directement depuis la plateforme. Pour faciliter vos démarches, vous pourrez également créer des templates, c’est-à-dire des modèles préremplis.
2/ Si besoin, ajoutez des annexes au document principal ;
3/ Ajoutez les signataires et signez vous-même le document ;
4/ Envoyez le document aux personnes concernées ;
5/ Suivez le workflow de validation pour vérifier les échéances puis relancez si les signataires si nécessaire.

Le document que vous recevrez sera horodaté, scellé puis placé en archivage légal dans le logiciel.

Signer un document avec une e-signature

Votre fournisseur vient de vous envoyer un devis à signer ? Voici la procédure pour le lui retourner :
1/ Cliquez sur le lien d’accès reçu dans le mail ;
2/ Prenez connaissance du document ;
3/ Validez la demande, si vous souhaitez signer le document ;
4/ Signez le document soit avec une signature manuscrite préalablement téléchargée, soit en inscrivant le code que vous avez normalement reçu par SMS. N’oubliez pas de lui envoyer le document !

Les logiciels de signature électronique

Vous souhaitez mettre en place ce procédé dans votre entreprise ? La première étape est de choisir votre logiciel de signature électronique. Indispensable, cet outil est le seul capable d’associer la signature à un certificat électronique, accrédité par une autorité publique.

Certains logiciels sont accessibles gratuitement ou disposent d’une version d’essai. Vous souhaitez plus de fonctionnalités ? Vous avez besoin d’une certification pour vos signatures électroniques ? Une solution payante sera plus appropriée.

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