Carte bancaire professionnelle : le guide pour les chefs d’entreprise_background

Vous avez besoin d’une carte bancaire professionnelle pour régler les achats de votre entreprise ?

Au-delà de la fonction de moyen de paiement, la carte corporate offre de nombreuses garanties. C’est aussi une solution très appréciée par les collaborateurs qui n’ont plus besoin d’avancer leurs dépenses. On fait un point complet sur les avantages et les limites des cartes de paiement pro 👇

🧐 Carte de paiement professionnelle : qu’est-ce que c’est exactement ?

D’un point de vue purement légal, quasiment toutes les entreprises sont tenues d’ouvrir un compte bancaire professionnel. Les banques proposent donc une carte corporate en option.

Les cartes bancaires d’entreprise sont des cartes business distribuées aux collaborateurs. Ces derniers s’en servent pour payer les frais liés à leur activité professionnelle (repas d’affaires, achat de fournitures, frais d’essence, etc.).

Les cartes de paiement professionnelles servent donc à faciliter la gestion financière et comptable l’entreprise. Les frais de vos collaborateurs sont contrôlés en temps réel, ce qui vous permet de suivre leurs dépenses. La plupart du temps, la carte pro permet également de bénéficier d’une assurance et d’une assistance pour vos salariés.

💳 Il faut généralement compter entre 80 € et 200 € par mois pour un compte professionnel avec carte de paiement. Ce tarif peut varier selon les fonctionnalités et les options de la carte pro.

Quels sont les avantages d’une carte de paiement professionnelle ?

💁‍♀️ Séparer vie pro et vie perso

La carte business est une solution très appréciée des équipes car elle offre de nombreux avantages :

  • Une meilleure gestion des dépenses professionnelles
  • Plus besoin d’avancer les frais professionnels
  • Plus de sérénité et une meilleure efficacité dans le travail

Les chefs d’entreprise doivent également séparer les dépenses personnelles de leurs frais professionnels.


🧾 Simplifier la gestion des notes de frais

Les études montrent que les collaborateurs n’aiment pas vraiment avancer leurs dépenses, ni faire leurs notes de frais ! Entre les justificatifs de paiement qu’il faut précieusement conserver et les délais d’attente pour être remboursé : la gestion des notes de frais est souvent mal vécue.

Avec la carte entreprise, vous avez plus d’avantages :

  • Des process simplifiés
  • Moins de lourdeur administrative pour les collaborateurs et les services comptables !
  • Plus de temps pour réaliser d’autres missions à haute valeur ajoutée

C’est bon pour le moral des équipes et c’est gagnant/gagnant pour tout le monde !

✅ Possibilité d’avoir une assurance et une assistance

Les cartes de paiement professionnelles assurent et protègent aussi bien le salarié que l’entreprise :

  • Prise en charge pour le rapatriement et les frais en cas de maladie ou d’accident du collaborateur.
  • En cas de perte, de piratage, ou de vol, la carte bancaire professionnelle peut être bloquée en un seul clic. La responsabilité est limitée à l’entreprise.

💰 Faciliter la gestion de trésorerie

Grâce aux cartes bancaires professionnelles, les services financiers et comptables disposent d’un aperçu en temps réel sur les dépenses engagées par chaque salarié.

Lorsqu’un collaborateur en déplacement utilise sa carte d’entreprise unique pour effectuer ses dépenses, ses données sont directement envoyées au service comptable via une plateforme digitale.

Pour faciliter la gestion de votre trésorerie, vous pouvez mettre en place un système de paiements différés. Il est également possible de définir un montant maximum de paiement autorisé par collaborateur. Vous pouvez aussi déterminer une limite d’autorisation avec un système de calendrier et d’horaires spécifiques.

🔍 Simplifier le reporting des dépenses

La carte de paiement professionnelle va vous permettre de suivre l’évolution de toutes les dépenses. Vous pourrez également centraliser le reporting des frais sur une seule et même interface : vous gagnez en lisibilité et en visibilité !

De plus, les managers peuvent facilement consulter les dépenses de leurs employés en temps réel. C’est plus facile pour vérifier que ces derniers respectent la réglementation en vigueur.

Carte bancaire professionnelle : quelles limites ?

☝️  Attention aux dépenses « faciles » !

La carte pro a tout de même certaines limites. Soyez donc très vigilants à certaines pratiques de vos collaborateurs :

  • Les retraits réguliers de billets
  • L’absence répétée des justificatifs
  • Les déjeuners hors du temps de travail
  • Des achats non professionnels

Ces éléments doivent vous alerter en tant qu’employeur. Si vous faites l’objet d’un contrôle, et que vous ne pouvez pas justifier de certaines dépenses, vous pouvez être accusé d’abus de biens sociaux.

🕵‍♀ Plus de sensibilité au piratage

Les méthodes de piratage sont de plus en plus pointues. Vous devez donc vous prémunir du piratage externe, en cas de perte ou de vol de la carte professionnelle. Si cela vous arrive, alertez votre banque sans attendre.

En partageant la carte à plusieurs et en multipliant les modes de paiement, il sera aussi plus compliqué de remonter jusqu’au fraudeur.

🔒 Des contraintes administratives

La carte corporate simplifie la vie des collaborateurs, notamment pour la gestion des notes de frais. Par contre, gardez en tête les différentes contraintes administratives qui y sont liées. Vous devez notamment :

  • Déclarer et justifier toutes les dépenses engagées
  • Garder précieusement les justificatifs
  • Faire preuve d’une grande rigueur dans le rangement des documents

Carte bancaire pro : quelle solution choisir ?

Mooncard

Mooncard propose des cartes de paiement intelligentes et une application de gestion en ligne. Cela vous permettra de gérer vos notes de frais et vos dépenses professionnelles :

  • Plus de notes de frais à avancer
  • Un meilleur contrôle des dépenses
  • L’automatisation des écritures comptables
  • La simplification des déclarations TVA

💶 Tarifs : 3 forfaits proposés (Mooncard Mobility, Mooncard, et Mooncard X). Comptez de 7,50 € à 49,90 € par mois, selon le forfait retenu.

Spendesk

Spendesk est une solution complète de gestion et de contrôle des dépenses professionnelles :

  • Gestion des frais grâce à un outil très puissant
  • Des cartes de paiement professionnelles
  • Une intégration comptable facilitée

En bref, cet outil est très efficace pour vous accompagner dans vos démarches administratives et comptables !

💶 Tarifs : prévoyez un abonnement mensuel à partir de 89 €, auquel s'ajoutent des frais par utilisateur.

Qonto

Qonto est un compte professionnel qui propose des fonctionnalités pour gérer toutes les dépenses :

  • Paiements
  • Émission et réception des virements
  • Création des mandats de prélèvements
  • Attribution des budgets à vos équipes sans immobiliser de trésorerie

💶 Tarifs : de 29 € à 299 €/mois selon le pack choisi (standard, premium, ou corporate).

Manager.one

Manager.one est une banque en ligne pour les professionnels. Créée par des entrepreneurs pour des entrepreneurs, elle propose des cartes illimitées, 100 % paramétrables en temps réel !

💶 Tarifs : 29,99 € / mois. Grille tarifaire transparente, sans commission de mouvement. Elle est aussi sans engagement et l’attestation de dépôt de capital est offerte !

Banques traditionnelles

Les banques traditionnelles proposent également des solutions pour tous vos comptes professionnels.

💶 Les prix sont très variables, en fonction des options que vous choisirez.

Quelques exemples :

  • CIC : la banque propose une solution efficace pour alléger la gestion des notes de frais et réduire les charges administratives liées aux déplacements professionnels. Les cotisations mensuelles débutent à partir de 13,10 € pour le contrat professionnel « Global ».  
  • La Banque Postale : elle offre tous les avantages classiques, et permet de réaliser toutes ses opérations à distance 7 j/7. Les virements sur internet ne sont pas soumis à commission. La Banque Postale propose 3 formules pour votre compte pro (de 24 € à 35 € par mois)
  • La Caisse d’Épargne : elle propose plusieurs offres pour les professionnels, en fonction leur statut ! Les tarifs varient de 7,90 € à 33,90 € par mois
  • La Société Générale : la formule Jazz Pro est au prix de 38 € par mois, et les frais d’ouverture/fermeture sont gratuits. La formule Classique est payante à l’ouverture, ainsi qu’à la fermeture (145 €), mais il n’y a pas de cotisation mensuelle ! La carte bancaire professionnelle est en option.

🚀 Vous l’avez compris, la carte bancaire professionnelle est un outil très utile pour vos dépenses d’entreprise. Faites le point sur vos besoins avant de choisir votre prestataire. Chez Askeet, nous vous guidons pas à pas pour trouver la solution qui vous correspond.

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