Bulletin de paie dématérialisé - Règlementation_background

Depuis 2004 et la mise en place des premiers bulletins dématérialisés, la réglementation a quelque peu évolué.

Quelles sont les nouveautés apportées par la Loi Travail en 2017 ? Quelles sont les obligations des entreprises sur la mise en place des fiches de salaire électroniques ?

Dématérialisation du bulletin de paie : quels changements dans les lois ?

2009 : un cadre légal pour les fiches de paie électroniques

La dématérialisation des bulletins de salaire est juridiquement possible depuis 2004. La loi du 12 mai 2009 lui a donné un cadre plus protecteur et a participé à son expansion.

En 2009, l’employeur pouvait donc proposer cette alternative numérique pour le traitement des fiches de paie. Avant de mettre en place ce dispositif, il devait impérativement obtenir le consentement de chaque salarié (autorisation écrite). Et ces derniers n’étaient pas obligés d’accepter.

2017 : l’impact de la Loi Travail

Concrètement, depuis le 1er janvier 2017, les entreprises n’ont plus besoin de l’accord écrit de leurs salariés pour avoir recours au bulletin de paie dématérialisé. La dématérialisation se fera par défaut.

Attention, cette alternative reste facultative. En aucun cas, l’employeur ne peut réellement obliger son salarié à opter pour la version électronique de sa fiche de paie. Le salarié a un mois pour s’opposer à ce format électronique et conserver un bulletin papier (envoi postal ou remise en main propre).

Notez que la demande d’opposition du salarié peut intervenir à n’importe quel moment et devra être satisfaite par l’employeur au plus tard dans les 3 mois suivant cette notification.

Gestion de paie en ligne : quelles sont les obligations des entreprises ?

Les employeurs doivent respecter l’intégrité, la confidentialité et l’accessibilité des informations pour leurs employés qui ont recours à cette alternative.

La Loi Travail (décret du 18 décembre 2016) a fixé quatre grands principes concernant la mise en place du bulletin de paie électronique :

Informer le salarié

La gestion de la fiche de paie dématérialisée est de plus en plus facilitée mais ne revêt pas de caractère obligatoire. Si elle souhaite mettre cette procédure en place, l’entreprise doit prévenir les salariés :

  • Au moins un mois avant le premier envoi du bulletin de paie électronique
  • Au moment de l’embauche, pour un nouvel arrivant.

L’employeur doit également informer ses employés qu’ils ont le droit de s’opposer à cette dématérialisation.

Garantir la sécurité des données

Cette alternative électronique n’est possible que si les données privées des salariés sont protégées. C’est probablement le point le plus important à respecter pour l’entreprise qui met en place la dématérialisation de ses bulletins de paie.

L’entreprise doit donc s’assurer de tout mettre en place pour que l’intégrité et la confidentialité des données soient garanties. Et ce, à chaque étape du processus. Par exemple, seul l’employé devra être en mesure de pouvoir ouvrir son bulletin depuis son espace personnel.

L’une des solutions possibles est de faire appel à un prestataire spécialisé dans la gestion dématérialisée des payes. Il dispose de compétences pointues en matière de respect des données sensibles et privées.

Mettre en place un système d’archivage

La Loi Travail impose aux employeurs qui digitalisent les bulletins de salaire de garantir leur disponibilité :

  • 50 ans après l’émission du document
  • Ou jusqu’aux 75 ans de la personne.

Le Code du travail indique que le salarié doit pouvoir accéder facilement et rapidement à ses informations. Le service informatique utilisé pour l’archivage électronique des fiches de paie ne doit pas nécessiter de « manipulations complexes ou répétitives » pour le salarié.

Les fiches de paie numériques émises par l’ensemble des employeurs sont stockées gratuitement dans un coffre-fort numérique mis en place par l’entreprise.

Assurer le lien avec le CPA

Le CPA ou Compte Personnel d’Activité est une plateforme professionnelle regroupant plusieurs services numériques. Il permet aux actifs d’avoir une vision globale des droits acquis pendant leur carrière.

Le coffre-fort numérique qui stocke les fiches de paie digitalisées doit être relié au CPA du salarié. C’est l’entreprise ou le prestataire en charge de la dématérialisation qui doit s’assurer de cette connexion entre les deux dispositifs.

L’employé pourra retrouver l’ensemble de ses bulletins de salaire dématérialisés sur son CPA.

Le prélèvement à la source : un pas de plus vers la dématérialisation des bulletins ?

Aujourd’hui, on estime que seulement 15 % des entreprises ont opté pour la digitalisation des fiches de paie. Les avantages sont pourtant nombreux :

  • le bulletin de paie dématérialisé est plus économique (pas de frais d’envoi),
  • plus écologique (pas d’impression ni de papier utilisé)
  • et plus pratique (tout est regroupé au même endroit !)

Depuis le 1er janvier 2019 et l’instauration du prélèvement à la source, ce sont les entreprises qui collectent l’impôt directement sur les salaires et qui le reversent à l’État. Cela a été une véritable transition numérique pour les salariés.

Les entreprises ont donc tout intérêt à profiter de la dynamique instaurée par le PAS pour instaurer la dématérialisation de leurs fiches de salaire.

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