Exit les tickets de caisse rangés dans la traditionnelle pochette plastique et le traitement manuel sous Excel ! Place aujourd’hui à de nouvelles solutions 100% digitales qui vont faciliter la vie du service financier : les logiciels et applications de note de frais. Complets et faciles d’utilisation, ces outils sont particulièrement adaptés aux TPE/PME ayant besoin de flexibilité. 

Des petits nouveaux au leader européen, on fait le point sur les 5 meilleurs logiciels et applications pour gérer les notes de frais de vos collaborateurs.

Notilus

Caractéristiques principales

Notilus est un logiciel spécialisé dans la rationalisation des voyages d’affaires des collaborateurs. Il permet également de gérer les notes de frais. Créé il y a une vingtaine d’années, il est disponible en mode achat (Intranet) ou en location (SaaS ou cloud privé).

Grâce à la technologie OCR, le logiciel extrait automatiquement les informations essentielles (date, montant et nature de la dépense) à partir d’une simple photographie de la note de frais. Le collaborateur n’a donc rien à saisir, ce qui limite fortement le risque d’erreur.

Cette solution complète est également disponible sur smartphone via une application mobile.

Tarif

Le prix de la solution Notilus est uniquement accessible sur devis.

Cleemy

Caractéristiques principales

Le logiciel Cleemy est l’une des solutions proposées par la startup Lucca qui est spécialisée dans la dématérialisation des fonctions RH. Disponible également en application, le logiciel permet de gérer toutes les notes de frais de A à Z, dont les indemnités kilométriques. 

Via un système d’alerte, Cleemy avertira automatiquement vos managers en cas d’anomalie sur une note de frais. Ceux-ci pourront accepter ou refuser des lignes précises.

Tarif

Le coût unitaire est dégressif : de 10 à 19 collaborateurs, comptez 5€ HT/mois/salarié. À partir de 75 collaborateurs jusqu’à 99, ça sera 3,80€ HT/mois/salarié.

Expensya

Caractéristiques principales

Fondée en 2014, Expansya propose également une solution intelligente de gestion des notes de frais, basée sur l’intelligence artificielle. Chaque étape du processus est automatisée pour limiter les erreurs et gagner du temps. Les tickets sont numérisés, traités dans le logiciel puis transmis au service comptable de l’entreprise. L’avantage majeur ? Vous serez accompagné par un vaste support client : articles en ligne, tutoriels vidéos, chat, email ou téléphone. Les grands comptes bénéficieront même d’un gestionnaire attitré. L’application est déjà déployée dans plus de 60 pays, Expansya compte 5000 clients.

Tarif

Trois formules sont proposées :

  • Silver : 5€ HT/mois/utilisateur
  • Gold : 8€ HT/mois/utilisateur
  • Premium : sur devis

Expansya propose également un essai gratuit de 30 jours.

Jenji

Caractéristiques principales

Plus question de garder les justificatifs papiers ! Avec le logiciel Jenji, toutes les dépenses de vos collaborateurs seront traitées en temps réel pour limiter les erreurs. Les frais engagés par votre équipe sont remboursés plus rapidement et vous bénéficiez d’une vision au jour le jour. L’interface travaille pour vous et génère automatiquement les écritures comptables des dépenses de vos salariés.

Tarif

Trois formules sont disponibles : 

  • Plan Solo : 0€
  • Plan Team : 5€ HT/utilisation/mois
  • Plan Entreprise : sur devis


N2F

Caractéristiques principales

Cette solution 100% française a été conçue pour faciliter la vie de tous vos collaborateurs. Du salarié au comptable en passant par le manager, chacun pourra utiliser le logiciel (ou l’application) de manière intuitive. 

Le plus ? Il fonctionne même sans réseau, ce qui est idéal si vos équipes sont souvent sur la route. Les plus pressés pourront même consigner une dépense puis finaliser le processus par la suite. Le logiciel N2F est disponible en 11 langues et propose une conversion automatique dans 170 devises selon le taux de change du pays.

Tarif

Trois formules sont proposées :

  • « Business » (freelance, artisans, professions libérales) : 3€ HT/par mois 
  • « Entreprise » (TPE/PME) : 4,50€ HT/mois/utilisation
  • « Avanced » (grands groupes) : sur devis