Les entreprises qui internalisent la gestion de leur paie (c’est-à-dire qui ne font pas appel à un prestataire) doivent se doter d’un logiciel de paie. Parmi tous les modèles qui existent, il peut être compliqué de faire son choix. Voici comment choisir un logiciel de paie en fonction de vos besoins et de plusieurs critères indispensables.

À quoi sert un logiciel de gestion de paie ?

Quelle utilité pour les entreprises ?

Le logiciel de gestion de paie est utile aux structures qui gèrent les salaires de leurs employés en interne. Grâce à lui, les nombreux processus administratifs liés à la gestion de la paie sont automatisés ce qui permet un gain de temps considérable. Il sert aussi à centraliser toutes les informations sur une même plateforme (primes, heures supplémentaires, absences, etc.).

En bref, un système de paie permet une gestion quasi-complète des ressources humaines présentes dans une entreprise.

Quelles sont les fonctionnalités d’un système de paie ?

Les fonctionnalités dépendent du type et du modèle de logiciel de traitement de paie choisi :

  • La saisie et l’émission des fiches de paie (certains modèles se limitent à cette tâche)
  • La création des documents de type contrats de travail, certificats de travail, attestations Pôle Emploi et attestations de promesse d’embauche
  • La télédéclaration de la Déclaration Sociale Nominative (DSN)
  • Les déclarations de charges sociales (mensuelles ou trimestrielles) et les déclarations de fin d’année
  • Le suivi de la masse salariale de l’entreprise

Logiciel de paie monoposte ou SaaS ?

Le logiciel de paie monoposte

Le logiciel de paie monoposte se présente sous la forme d’une application. Elle doit être installée sur le réseau informatique de l’entreprise et nécessite d’acheter une licence.

Les informations transitent en interne ce qui assure généralement une forte sécurisation des données. Les deux inconvénients sont que ce type de système de paie n’est accessible que depuis un ordinateur de l’entreprise et que les mises à jour ne sont pas automatiques.

Le logiciel de paie SaaS

Le logiciel de paie SaaS (Software as a Service) fonctionne avec un abonnement. Il est installé sur les serveurs de l’éditeur.

Les entreprises peuvent y avoir accès à n’importe quel moment de la journée et de n’importe quel endroit. Cet aspect est très pratique lors des déplacements.

Il n’est donc pas nécessaire d’avoir son ordinateur de bureau pour l’utiliser puisqu’il est disponible directement en ligne. Il suffit simplement d’avoir une connexion Internet ainsi que ses identifiants d’accès à la plateforme. Contrairement aux idées reçues, les logiciels de paie SaaS développent un système de sécurisation des données très important.

Les mises à jour sont faites automatiquement par l’éditeur.

6 critères essentiels pour choisir un logiciel de paie

La facilité d’utilisation

Même si le logiciel de gestion de paie est utilisé par des personnes compétentes dans le domaine, il doit rester simple à appréhender. Les utilisateurs doivent pouvoir réaliser les opérations habituelles sans être ralentis à cause d’une solution trop compliquée à prendre en main.

Attention, le système de gestion de paie doit être suffisamment robuste pour accompagner l’entreprise dans le temps. Il doit également s’adapter à l’apparition de nouvelles technologies ou au développement de services complémentaires.

La protection des données

Les informations liées à la paie des employés sont sensibles et confidentielles. Elles doivent être protégées, peu importe le modèle choisi.

Le niveau de sécurisation des données est donc l’un des aspects les plus importants à prendre en compte lors du choix d’un logiciel de gestion de paie. Les entreprises doivent tout mettre en œuvre pour éviter au maximum le piratage ou la perte des données de ses salariés.

Les mises à jour

La législation change régulièrement et le logiciel de paie doit s’adapter, il ne peut pas être obsolète. Il doit permettre une réactualisation rapide des données.

Certains modèles de logiciel de paie sont mis à jour automatiquement par les éditeurs, d’autres nécessitent une mise à jour manuelle. Ce coût est généralement compris dans l’abonnement pour la version SaaS. Pour le logiciel sur poste, la mise à jour représente un budget supplémentaire.

La capacité d’ouverture et d’intégration

Il est important que le logiciel de paie soit assez souple au niveau de son architecture technique. Idéalement, il doit pouvoir être relié aux autres logiciels de gestion d’entreprise comme celui de la comptabilité. L’échange des données entre les différents systèmes permet un gain de temps pour la structure, lors du traitement des informations.

La compatibilité avec la DSN

Depuis quelques années, le gouvernement pousse les entreprises à digitaliser les échanges avec les organismes sociaux tels que Pôle Emploi, la CPAM ou les impôts. Pour cela, il a mis en place la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Depuis 2017, il a aussi assoupli la procédure entourant l’émission de bulletins de paie dématérialisés.

Il est donc essentiel que le logiciel de paie sélectionné prenne en compte l’évolution de ces pratiques. Pour plus de simplicité, les entreprises ont tout intérêt à choisir un logiciel de paie compatible avec cette dématérialisation.

Le service client

Le niveau de qualité du service client est souvent un critère mis de côté par les entreprises qui font l’acquisition d’un nouveau système. Il est pourtant appréciable d’être accompagné par des experts pour installer et prendre en main le logiciel de paie choisi, peu importe le modèle. Ils pourront aussi intervenir dans le cadre des mises à jour. Dans l’idéal, une formation peut être prévue avec les Ressources Humaines.


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