Certains de vos collaborateurs utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de missions professionnelles ? En tant qu’employeur, vous avez la possibilité de rembourser leurs frais kilométriques. Pour vous aider, un barème fiscal de référence a été mis en place par l’État. Comment s’en servir ? Qui est réellement concerné ? Quels justificatifs devez-vous réclamer à vos salariés ? Nous faisons un point complet sur le remboursement des frais kilométriques par l’employeurVoir aussi notre article sur comment bien choisir son logiciel de notes de frais.

Tout savoir sur les frais kilométriques

Qu’est-ce que c’est ?

Les frais kilométriques, ou indemnités kilométriques, concernent les frais engagés par le salarié qui utilise son véhicule personnel afin d’effectuer des trajets dans l’intérêt de l’entreprise. 

Le plus souvent, il s’agit de rendez-vous chez un client mais tous les déplacements professionnels seront comptabilisés.

Les trajets domicile/travail sont-ils couverts ?

On parle bien ici de déplacements effectués avec sa voiture personnelle pour réaliser une mission dans un cadre professionnel. 

Sauf cas très spécifiques, les trajets entre le domicile et le lieu de travail ne sont donc pas remboursés par l’employeur au titre des frais kilométriques

Par contre, dans sa déclaration de revenus, le salarié pourra renoncer à l’abattement des 10% et déduire les frais réels relatifs aux déplacements domicile/travail. Le même barème sera appliqué par l’administration fiscale.

Qui est concerné ?

Le remboursement des indemnités kilométriques concerne toute personne qui travaille dans l’entreprise, et ce, peu importe le statut, la fonction (salarié, cadre, dirigeant …) et l’ancienneté.

Par contre, les collaborateurs utilisant une voiture de fonction ne sont pas concernés.

Quels sont les frais couverts par les indemnités kilométriques ?

Les frais kilométriques prennent en compte l’usure générale du véhicule : les dépenses d’entretien et de nettoyage, les frais de réparation, l’achat de nouveaux pneus, le coût de l’assurance et le prix du carburant.

Par contre, les frais de stationnement (parking) et de péage ne sont pas concernés. Ils peuvent néanmoins être remboursés par l’entreprise mais doivent faire l’objet d’une note de frais séparée.

Comment calculer le remboursement des frais kilométriques ?

L’État a mis en place un barème des indemnités kilométriques pour permettre aux salariés de calculer la valeur de ces frais de transport professionnels. 

Barème des frais kilométriques 

Le barème des frais kilométriques ci-dessous indique le coefficient à appliquer en fonction de la puissance du véhicule (en chevaux fiscaux, indiqués sur la carte grise) et de la distance parcourue.

Barème fiscal pour une voiture

Remboursement_frais_kilometriques


Bon à savoir

L’arrêté du 11 mars 2019 a fixé les nouvelles valeurs du barème des frais kilométriques pour l’année 2019. Seules les indemnités concernant les véhicules dont la puissance est inférieure ou égale à 4CV ont été revalorisées.

Barème fiscal pour un cyclomoteur

Cela concerne les cylindrées inférieures à 50cm3.


Barème fiscal pour une cylindrée supérieure à 50cm3

Exemple de calcul des indemnités kilométriques


Exemple 1 : un salarié utilise une voiture de 4CV et fait 4200 km par an à titre professionnel. Le coefficient à appliquer est : 4200 x 0,518. 

L’employeur devra rembourser au salarié la somme de 2175,60 €.

Exemple 2 : il utilise une voiture de 5CV et parcourt 6500 km par an à titre professionnel. Le coefficient à appliquer est : (6500 x 0,305) + 1188. Le montant des frais réels sera de 3170,50 €.

Les montants fiscaux à ne pas dépasser

Attention aux montants des remboursements des frais kilométriques ! Si ceux-ci sont supérieurs aux seuils fixés par le barème de référence, l’administration fiscale pourra les requalifier en « avantages en nature » … et les soumettre à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales.

Dans certains cas, la convention collective d’une entreprise peut prévoir un barème kilométrique spécifique dont les plafonds sont inférieurs à ceux du barème de référence.

Comment rembourser les frais kilométriques aux collaborateurs ?

Les justificatifs à prévoir pour l’employeur

Pour être remboursé des frais kilométriques, le collaborateur doit transmettre à son employeur un justificatif de frais mentionnant :

  • Le motif du déplacement
  • Le lieu de la mission
  • La date
  • Le kilométrage total réalisé
  • La puissance fiscale du véhicule

Une application ou un logiciel de gestion de frais kilométriques pourra éventuellement être utilisée pour la gestion.

2 astuces pour faciliter le remboursement des indemnités kilométriques

  • Rembourser au fil de l’eau : les employeurs ont souvent l’habitude de rembourser les salariés une fois par an ou par trimestre. Opter pour un remboursement mensuel des frais kilométriques permet de limiter les risques d’erreur et d’avoir une vision plus précise des dépenses.
  • Calculer les distances : afin de simplifier les contrôles, l’entreprise peut choisir de mettre en place un outil de géolocalisation par GPS.