Logiciels GED : comment choisir sa solution ?

Considéré comme le fer de lance des processus de dématérialisation des données, le logiciel GED est un outil indispensable pour gérer les fichiers numériques d’une entreprise. Vous voulez en savoir plus sur ce dispositif ? Vous souhaitez savoir comment choisir votre logiciel de Gestion Électronique de Documents ? Suivez le guide !

Vous cherchez un logiciel parfaitement adapté à vos besoins ? En quelques clics, notre plateforme vous permet de découvrir le prestataire de logiciel GED qui vous correspond.

À quoi sert un logiciel GED ?

Le fonctionnement d’un logiciel GED

Un logiciel GED (pour Gestion Électronique de Documents) permet de stocker et classer tous les documents numériques que vous possédez dans votre entreprise. Grâce à cet outil, les équipes pourront consulter les fichiers grâce à un outil intelligent d’indexation, et modifier facilement les données.

Un gestionnaire de documents prend en charge :

  • Tous les types de fichiers : bulletins de salaire, factures, chèques, documents administratifs, contrats de travail, etc.
  • De nombreux formats : mail, image, vidéos, PDF, Google Doc, etc.

Pour en savoir plus : GED ou SAE : quelles différences entre ces deux solutions ?

Pourquoi utiliser la GED dans votre entreprise ?

Au-delà de la centralisation de vos documents, un outil GED vous offre de multiples avantages. Exit l’archivage papier, long et fastidieux ! Vos documents sont regroupés sur une même plateforme et vous n’avez plus besoin d’entasser des rangées interminables de vieux classeurs. Vos équipes peuvent travailler en mode collaboratif et sont plus productives. 

Enfin, ce type de logiciel permet de protéger vos données d’une éventuelle falsification. Et, si vous perdez votre matériel d’hébergement (ordinateur, disque dur, clé USB), vous aurez toujours accès aux documents !

Quels sont les critères pour choisir son outil GED ?

Les fonctionnalités

Vous devez choisir votre logiciel GED en fonction de vos besoins. Vérifiez tout de même que le prestataire propose les fonctionnalités de base comme :

  • La création et la numérisation de fichiers
  • La modification et le classement de documents
  • L’archivage des données
  • Le partage des fichiers
  • Le contrôle d’accès aux documents

Vous pouvez également choisir une solution qui intègre des caractéristiques plus poussées : l’élaboration de workflows (modélisation de l’ensemble des tâches), la mise en place d’un système d’automatisation ou encore la signature électronique.

La sécurité des données

L’intérêt majeur d’un logiciel GED est aussi de sécuriser vos données. Grâce à l’archivage électronique de vos fichiers, vous gardez le contrôle sur les informations qui circulent dans votre entreprise. 

Quels documents sont stockés ? Qui peut y avoir accès ? Comment sont gérés les droits d’accès des utilisateurs ? Que se passe-t-il si des documents se perdent ? N’hésitez pas à poser ces questions à votre futur prestataire.

Le prix du logiciel GED

Il varie en fonction des fonctionnalités et du nombre d’utilisateurs. Il est néanmoins difficile de vous donner une estimation des tarifs pratiqués car les prestataires ne les affichent pas sur leur site. Dans tous les cas, vérifiez bien la présence éventuelle de coûts supplémentaires (maintenance, formation, intégration).

La compatibilité 

Il est essentiel de vérifier la compatibilité du logiciel GED avec vos autres dispositifs de facturation, de messagerie électronique ou de comptabilité. Privilégiez un outil « souple » et « ouvert » qui facilitera les échanges d’informations et le traitement des données. 

L’accompagnement du service client

L’implémentation et la prise en main d’un tel outil pourraient, à juste titre, vous sembler fastidieuses. Certains logiciels de gestion de documents proposent leurs services d’accompagnement. N’hésitez pas à vous renseigner sur ces modalités :

  • Le prestataire peut-il former vos équipes ? 
  • Est-ce compris dans l’achat de l’outil ?
  • Combien de temps dure le paramétrage du logiciel ?
  • En cas de problème, comment êtes-vous pris en charge ?
  • Êtes-vous suivi par un conseiller personnalisé ?
  • Comment contacter le service client ?

Un logiciel GED adapté à chaque type d’entreprise

Si les très petites entreprises peuvent se contenter de sauvegarder leurs fichiers sur un disque dur ou sur le Cloud, d’autres ont tout intérêt à opter pour une solution GED. C’est le cas, par exemple, des PME, des multinationales ou bien des cabinets d’expert-comptable, qui doivent impérativement protéger les données sensibles de leurs clients.

La meilleure option est de choisir un logiciel de gestion de document adapté :

  • À votre secteur d’activité ;
  • Au volume de documents à traiter chaque mois ;
  • Au nombre d’utilisateurs ;
  • Et à vos besoins réels.


Parmi les prestataires de GED les plus influents, on retrouve des solutions généralistes qui s’adressent à tout type d’entreprises, comme Oodrive ou Appic Documents. D’autres acteurs sont spécialisés dans certains domaines. C’est le cas de Lascom qui intervient uniquement auprès de clients de l’agroalimentaire et de la cosmétique.

Pour en savoir plus : Logiciels GED, le top 5 des acteurs en 2020

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