Logiciel de recouvrement de créances : les 8 fonctionnalités indispensables

Vous avez du mal à gérer la relance de vos factures impayées ? Vous cherchez un outil malin qui réduise considérablement vos délais de paiement ? Le logiciel de recouvrement de créances est probablement ce qu’il vous faut. Il existe différentes solutions de relances, plus ou moins complètes. Pour éviter de choisir un logiciel « usine à gaz » et vous concentrer sur l’essentiel, voici les fonctionnalités les plus importantes à prendre en compte.

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Scénario de relance automatisée

Le but d’un logiciel de recouvrement de créances est d’automatiser les tâches tout en optimisant la qualité de votre communication. Grâce au scénario de relance, créé par un système d’intelligence artificielle, vous adressez le bon message, au bon moment et au bon client. En amont, il faudra simplement :

  • Paramétrer les différentes étapes de relance ;
  • Choisir les outils à privilégier (mail, SMS, téléphone, lettre, etc.) ;
  • Définir les délais à respecter ;
  • Et personnaliser le contenu en fonction du profil du créancier. 

Lorsque l’échéance est passée, vous lancez le scénario de relance en quelques clics. L’avantage ? Vous gagnez un temps précieux et vous vous concentrez sur des litiges plus importants.

Lire plus : découvrez notre top 5 des logiciels de recouvrement


Modèle de relance

Pour améliorer votre recouvrement et vous faire gagner du temps, le logiciel doit intégrer des modèles types de relances par mail ou téléphone. Idéalement, l’interface vous proposera également une lettre de relance préétablie. Utile, si vous devez accélérer le processus et passer à la version courrier. Le logiciel devra être capable de calculer automatiquement les pénalités de retard en fonction du montant de votre facture. Bien sûr, vous pourrez personnaliser le contenu de chaque relance en fonction de l’étape (rappel avant l’échéance, 1re relance, lettre de relance, lettre de mise en demeure, etc.) et du client.

Pour en savoir plus : Comment rédiger une lettre de relance ?

Système de chat

Pour optimiser vos processus de relances de factures impayées, il est important de mobiliser et d’impliquer vos équipes. L’information doit donc pouvoir circuler entre les différents services concernés. Les personnes chargées du recouvrement (commerciaux, service juridique, service comptable, etc.) doivent également pouvoir communiquer facilement, via un système de chat interne. Dans tous les cas, privilégiez une interface intuitive, facile d’accès et d’utilisation. 

Pour aller plus loin : Comment choisir son logiciel de recouvrement ?


Reporting par mail

Certains logiciels de recouvrement de créances vont plus loin dans l’aspect collaboratif. C’est le cas, par exemple, de Clearnox, qui envoie un mail récapitulatif aux différents profils responsables du recouvrement. Comme l’information est transmise en temps réel, les équipes sont donc au courant de la situation de chaque créance. Vous pouvez choisir la fréquence d’envoi : tous les jours, une fois par semaine, etc. 

Paiement en ligne

Cette fonctionnalité, si elle n’est pas indispensable, vous permettra de réduire considérablement les délais de paiement. En proposant au client de payer directement en ligne, via l’interface du logiciel de recouvrement, vous gagnez du temps. Surtout, vous facilitez la vie de vos créanciers qui n’ont plus qu’à valider un mandat de prélèvement SEPA ou régler la facture directement par carte bancaire.

Fiche client détaillée

Indispensable, la fiche client sert au suivi des comportements. Grâce à elle, vous pourrez prévoir toutes les actions : relance à J-2 de l’échéance, relance en cas de retard, remerciement, etc. Pour être efficace, elle doit inclure certaines informations comme les coordonnées des personnes à contacter (vérifiez régulièrement que ces données soient à jour), l’historique des paiements, le montant de l’encours, les actions de recouvrement déjà menées, etc. Avec ces données, le logiciel de recouvrement accordera une note au client (système de scoring) et facilitera le travail de votre équipe. Vous pourrez ainsi vous adapter au profil de chaque créancier et communiquer de manière personnalisée.

Tableau de bord

Idéal pour suivre l’état de vos encours client, le tableau de bord permet également d’accéder au profil des créanciers, de mettre en place des systèmes d’alerte et d’identifier les mauvais payeurs en un clin d’œil. L’interface vous propose des rapports en temps réel, vous pourrez donc prioriser rapidement les actions à mener.

Prévision des encaissements

Cette fonctionnalité sert à prévoir les montants des factures que vous devez percevoir sur le compte bancaire de l’entreprise. Elle permet également de visualiser les sommes en retard et non échues. Grâce à cet outil, vous pouvez anticiper l’état de votre trésorerie et planifier les investissements en fonction des finances disponibles. L’interface tient compte de l’échéance de la facture ainsi que de la date de paiement que vous anticipez (par exemple, paiement à J+3 en prenant en compte le délai du virement).

Pour en savoir plus : Guide sur le recouvrement des factures impayées

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