Logiciel de gestion de paie : quelle sécurité pour vos données ?

Saviez-vous que la gestion de paie est soumise au Règlement Général sur la Protection des Données ? Cela signifie que les services RH et Paie de votre entreprise doivent assurer la confidentialité des données personnelles, financières et fiscales de tous vos salariés. 

Pour garantir une sécurité maximale de ces informations, de plus en plus d’entreprises utilisent un logiciel de gestion de paie. Quelles sont les données soumises au RGPD ? Comment un logiciel de paie peut-il protéger ces informations sensibles ? Askeet vous en dit plus.

Gestion de paie et données confidentielles

Données personnelles

Les données personnelles de vos salariés sont soumises au RGPD, et doivent rester confidentielles. 

Il s’agit notamment des informations suivantes :

  • Nom et prénom de l’employé ;
  • Adresse personnelle ;
  • Coordonnées (adresse mail et numéro de téléphone) ;
  • Numéro de la carte d’identité ;
  • Données de localisation (obtenue par le téléphone portable) ;
  • Informations recueillies sur les pages internet visitées par une adresse IP ;
  • Images et vidéos ;
  • Données relatives à la santé.

Voir aussi : Les types d'avantages en nature sur la fiche de paie

Données financières

Les services de RH et Paie doivent également s’assurer de la sécurité des données financières de chaque collaborateur. Il s’agit notamment des coordonnées bancaires et des bulletins de paie de vos employés. Seules les personnes habilitées peuvent prendre connaissance de ces informations.

Données fiscales

Le prélèvement à la source a impacté les services RH et Paie. Désormais, la collecte de l’impôt est à la charge des entreprises, ce qui signifie que vous êtes responsables de la bonne application du taux d’imposition sur les fiches de paie. 

Il est donc indispensable de garantir la confidentialité de ces données fiscales. Vous devez assurer la sécurité des informations relatives au taux d’imposition sur les revenus, ainsi que l’éventuelle baisse ou hausse de celui-ci.

En savoir plus : Sélectionner son système de paie

Comment s'assurer de la protection des données ?

L'importance de la qualité de l'hébergement

Il existe deux possibilités pour héberger votre logiciel de paie :

  • Logiciel en mode licence : le logiciel de paie est hébergé sur vos serveurs. Vos données restent donc en interne, mais ce choix comporte des risques. Les données pourraient être perdues en cas de sinistre humain, naturel (incendie, inondation) ou technologique (piratage).

  • logiciel en mode SaaS : votre logiciel de paie est hébergé sur le Cloud, qui est un data center sécurisé.

Pour une sécurité et une confidentialité maximale de vos données, nous vous conseillons d’opter pour un hébergement de votre logiciel de paie en mode SaaS. Par ailleurs, la plupart des contrats SaaS incluent une clause sur les données. Autrement dit, le fournisseur s’engage à protéger les informations de vos collaborateurs.

Pour aller plus loin : Pourquoi passer à la dématérialisation des fiches de paie ?

La traçabilité des actions effectuées

Votre service RH dispose d’une base de données nominative pour l’ensemble des employés de votre entreprise. Cette base de données regroupe les informations personnelles, financières et fiscales de vos salariés, depuis leur entretien d’embauche jusqu’à leur départ effectif de l’entreprise.

Pour être en conformité avec le RGPD, ces données doivent être regroupées dans un seul et même lieu de stockage. Ainsi, les informations pourront être retrouvées rapidement si l’un de vos collaborateurs en demande l’accès.

Utiliser un logiciel de gestion de paie pour protéger les données

Le logiciel de paie est le meilleur moyen de garantir la protection des données de vos collaborateurs. En effet, les logiciels en mode SaaS sont régulièrement mis à jour pour rester en conformité avec le RGPD. Vous pouvez donc exercer votre activité sereinement !


À lire pour en savoir plus : 6 exemples de logiciels de gestion de paie


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