Lettre de relance facture impayée : comment la rédiger ?

Lorsqu’un client ne paie pas dans les temps, cela peut avoir des conséquences dramatiques sur la santé économique de votre entreprise. Si vous êtes dans ce cas, n’attendez pas pour agir ! La lettre de relance est généralement la première étape du processus de recouvrement. Pour qu’elle soit efficace, elle doit être parfaitement rédigée. Alors, comment écrire une lettre de relance de paiement ? Que faut-il absolument inclure dans son courrier ? On fait le point sur ces différentes questions.

Vous avez besoin du meilleur logiciel de recouvrement de créances pour votre entreprise ? En fonction de vos besoins, nous vous mettons en relation gratuitement avec les bons prestataires. Vous n’aurez plus qu’à faire votre choix ! 

Les éléments de la lettre de relance de paiement

La date d’échéance de la facture est passée depuis quelques jours et aucun signe de paiement à l’horizon ? Pour éviter d’envenimer cette situation, nous vous conseillons de rédiger une première lettre de relance. Pour mettre toutes les chances de votre côté, le courrier doit contenir des informations claires et précises concernant la créance. 

Voici les principaux éléments d’une lettre de relance de paiement :

  • Le numéro de la facture ;
  • La date d’émission de la facture 
  • La date d’échéance ;
  • Le montant (pensez à inclure les pénalités de retard) ;
  • Le détail des prestations ;
  • Une demande de règlement de la créance dans les plus brefs délais (sous 8 jours) ;
  • Une copie des factures impayées.

En cas de premier rappel, cette lettre peut tout à fait être un mail de relance

Attention, il existe un délai de prescription sur les factures. Si votre client est un professionnel, vous avez jusqu’à 5 ans pour recouvrir l’impayé et/ou saisir le tribunal. Passer ce délai, il vous sera très difficile (voire impossible) de récupérer la somme.

Lettre de relance : les erreurs à ne pas commettre 

Malgré l’urgence de la situation, soyez très prudent dans votre manière de vous adresser à votre client :

  • Ne menacez pas ;
  • N’injuriez pas votre interlocuteur ;
  • Ne soyez pas agressif dans vos mots ou la tournure de vos phrases ;
  • N’exercez pas de pression morale ou d’intimidations.

Notez que ces comportements pourraient vous porter préjudice. Certains sont même punis par la loi. Par exemple, vous n’avez pas le droit de divulguer une information importante et confidentielle sur le client dans le but d’obtenir le paiement de votre facture. L'emploi de termes assimilant votre lettre de relance à des actes judiciaires ou d’huissier (rappel avant saisie, sommation, etc.) est également interdit.

La bonne attitude ? Vous devez rester courtois et factuel lorsque vous rédigez votre courrier de relance de facture impayée. Adoptez un ton cordial, mais ferme.

S’il s’agit d’un premier rappel, tempérez votre demande : la plupart du temps, il s’agit d’un simple oubli ou de la perte de la facture. Votre client a peut-être également des difficultés économiques passagères, discutez-en avec lui. 

L’objectif est d’obtenir le paiement de la créance tout en préservant vos relations commerciales. N’hésitez pas à le remercier dès réception du paiement.

Que faire après la lettre de relance ?

Votre client fait la sourde oreille suivre à votre premier courrier ? Vous avez envoyé un mail et il reste sans réponse ? 

Sans réaction de sa part, il est temps de passer à la vitesse supérieure. Dans un premier temps, continuez d’entretenir cette phase dite « amiable ». Vous pouvez lui envoyer, à nouveau, un mail ou un courrier de relance. Si vous préférez le contact direct, un appel téléphonique est également envisageable. 

Toujours rien ? Rédigez une lettre de mise en demeure, dernière étape avant la phase contentieuse. 

Si votre client est récalcitrant (ou qu’il ne répond pas), des mesures plus coercitives peuvent être mises en place. En fonction de votre situation, vous aurez le choix entre l’ordonnance d’injonction de payer (OIP), le référé-provision ou l’assignation au fond.

Pour en savoir plus : lire notre guide Recouvrement des factures impayées : toutes les étapes détaillées

Comment écrire une lettre de relance ?

Vous avez plusieurs possibilités pour rédiger ce type de courrier :

  • Vous écrivez la lettre en interne ;
  • Vous faites appel à un cabinet de recouvrement de créance ;
  • Ou vous utilisez un logiciel de recouvrement.

Si vous optez pour la dernière solution, sachez qu’il existe de nombreux logiciels de recouvrement de créances. La plupart sont très simples d’accès et proposent une interface ergonomique. En plus de suivre vos paiements en temps réel, vous pourrez créer un scénario de relance avec des lettres de rappel préremplies. Un gain de temps considérable !

Pour aller plus loin : découvrez notre Top 5 des logiciels de recouvrement

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