Comment bien choisir sa solution de signature électronique ?

Dans les entreprises, les documents qui circulent le plus sont des documents signés. Pour gagner du temps et accélérer les échanges, vous pouvez dématérialiser le processus grâce à un logiciel de signature électronique. Vous cherchez un outil flexible et réglementé ? Vous avez du mal à vous y retrouver parmi tous les acteurs du marché ? Pour vous aider dans vos démarches, voici les 5 critères à prendre en compte pour choisir une solution de signature électronique.

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Qu’est-ce qu’une solution de signature électronique ?

À quoi sert un logiciel de signature électronique ?

Un logiciel de signature numérique est une solution permettant de simplifier la signature, la certification et l’authentification d’un document. 

Il permet, pour le signataire, d’apposer sa signature sur un fichier, sans avoir besoin de l’imprimer. Un vrai gain de temps ! Vous faites également des économies (pas de frais d’envoi ni d’archivage) et vos process de validation sont accélérés. En 3 clics, vos clients peuvent signer le document en ligne.

Selon vos besoins, vous pourrez l’utiliser pour certifier (ou faire certifier) :

  • Des contrats commerciaux (devis, factures) ;
  • Des documents RH ;
  • Des beaux immobiliers ;
  • Des compromis de vente ;
  • Des déclarations fiscales ou sociales ;
  • Des documents corporatifs.

Très prisé par les entreprises, cet outil fonctionne grâce à un certificat d’authenticité. Ce dernier assure l’identité du signataire ainsi que l’intégrité des documents. 

À ce propos, le règlement eIDAS a défini 3 types de signatures électroniques, en fonction de leur niveau de sécurité : la signature simple, avancée ou qualifiée. Notez également que la signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite.

Bon à savoir Certaines solutions de signature électronique disposent de nombreuses fonctionnalités comme l’archivage, la modification, la validation et la suppression des documents sauvegardés.

Solution SaaS ou logiciel interne ?

Vous avez le choix entre deux solutions pour votre logiciel de signature électronique :

  • Le logiciel de service client interne : l’éditeur installe la licence sur les ordinateurs de votre équipe. Ce système vous permet de garder le contrôle sur vos données (elles sont stockées en interne), mais vous contraint à utiliser le logiciel depuis votre bureau. En plus, les mises à jour ne sont pas automatiques.

  • Le logiciel de service client externe (ou SaaS) : de plus en plus populaire, cette solution stocke le logiciel sur le Cloud, et non sur vos ordinateurs. Votre équipe accède à l’interface directement en ligne, grâce à ses identifiants et à n’importe quel moment. Il suffit d’avoir une connexion Internet. L’abonnement est mensuel ou annuel.

Pour en savoir plus : découvrez notre Top 5 des logiciels de signature électronique

Les 5 critères à prendre en compte pour choisir sa solution de signature électronique

La protection des données

Les informations présentes sur les documents signés numériquement sont sensibles, et doivent rester confidentielles. Le niveau de sécurité apporté à vos données est un critère essentiel lorsque vous choisissez votre solution de signature digitale. Vérifiez que l’éditeur du logiciel possède une certification conforme aux règles en vigueur.

L’intégration de la solution

Pour intégrer votre solution de signature électronique en ligne, veillez à choisir un logiciel compatible avec :

  • Les logiciels que vous utilisez déjà (CRM, ERP, SIRH) ;
  • Tous les types de documents numériques (Word, PDF, JPEG, XML …)
  • Votre système d’exploitation.

Vos données seront transférées plus facilement et vous gagnerez du temps.

Un logiciel édité par un Tiers de Confiance agréé

Pour disposer d’une valeur légale et être qualifiée d’authentique, la signature électronique doit être réalisée obligatoirement à l’aide d’un logiciel édité par un tiers de confiance certifié. Il s’agit plus précisément du notaire en ligne qui gère la certification des documents en y apposant son sceau. C’est aussi lui qui délivre des identités numériques. 

La liste des prestataires certifiés, et donc capables de proposer une signature électronique conforme a été établie par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information).

Un niveau de sécurité adapté

Choisissez un partenaire capable de vous apporter le niveau de sécurité adapté à votre activité :

  • La signature électronique simple : procédure la plus utilisée par les entreprises, elle est rapide et fluide. Pour renforcer sa sécurité, l’authentification par SMS peut être demandée.
  • La signature électronique avancée : utilisée pour les contrats commerciaux, les contrats de travail ou les ordres de mission, elle nécessite l’envoi d’une copie de carte d’identité. 
  • La signature électronique certifiée : c’est la technique de sécurité la plus poussée puisqu’elle est soumise à un véritable dispositif d’identification. La vérification visuelle (en face à face ou par le biais d’une visioconférence) sera indispensable. Elle est surtout utilisée pour des transactions à forts montants.

La possibilité de signer depuis un appareil mobile

Votre client doit pouvoir certifier les documents, peu importe où il se trouve. Qu’il soit à son bureau devant son ordinateur, ou sur le terrain avec son smartphone, la solution de signature électronique doit être facilement utilisable et flexible. Privilégiez un logiciel pourvu d’une application !


Vous avez trouvé la solution de signature électronique idéale ? Rappelez-vous que certains logiciels proposent une période d’essai gratuite. C’est parfait pour tester les fonctionnalités avant de déployer l’outil auprès de vos équipes !

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