Votre entreprise a prévu de déménager. Un tel projet est toujours un gros travail d’organisation et de communication. Tout cela se prépare plusieurs mois à l’avance. Mieux vaut ne rien oublier. La bonne gestion de votre déménagement passe par une bonne organisation. Voici une check list indispensable pour préparer au mieux votre déménagement d’entreprise.

Déménagement d’entreprise : les formalités indispensables

Le déménagement est un projet de longue haleine qui se prépare plusieurs mois à l’avance. Avant même de penser au déménagement, un certain nombre de formalités sont à prendre en compte.

Le budget

Le déménagement d’une entreprise coûte cher. Mieux vaut bien calculer tous les frais que cela impliquera avant de vous lancer : l’aménagement des nouveaux locaux, le coût du personnel qui devra le préparer, l’achat éventuel de mobilier et les travaux de restauration des nouveaux locaux. Enfin, le coût du déménageur. A vos calculettes !

L’audit des locaux

Choisir de nouveaux locaux est une décision importante. Définissez un cahier des charges de vos besoins afin de ne rien oublier lors de la visite des locaux. La taille correspond-elle à votre croissance ? L’état du bâtiment nécessite-t-il de gros travaux ? les installations sont-elles aux normes ? L’accès est-il facile ? Y a-t-il des transports et des commerces ? Bref, de nombreuses questions sont à poser. N’hésitez pas à visiter ou revisiter les locaux avec un spécialiste qui évaluera sans doute mieux que vous le bâtiment et le montant d’éventuels travaux.

La planification du déménagement

Ça y est la décision est prise. Vos nouveaux locaux sont trouvés et le déménagement de votre entreprise est lancé. Reste maintenant à organiser au mieux cette nouvelle étape de la vie de votre entreprise. Le bail est signé, il est temps de planifier votre déménagement. Mettez en place un calendrier précis de toutes les tâches à finaliser et les noms des personnes impliquées. 

Le préavis

N’oubliez pas de poser votre préavis 3 à 6 mois avant le départ. Cela peut paraître évident mais cet oubli ou le non respect du délai pourrait vous coûter cher.

L’aménagement des locaux

Il est très rare que vous puissiez vous installer dans vos locaux sans avoir à réaliser un minimum de travaux. Repeindre, installer une moquette, refaire l’électricité, mettre des cloisons ou les abattre, décorer à votre goût. Bref il y a sûrement des rénovations à prévoir. Faites faire des devis et comparez les offres. Les artisans sont-ils disponibles à vos dates ? Sont-ils fiables ? Anticipez bien cette étape qui est souvent plus longue que prévu !

Le transfert des contrats de vos prestataires

Nettoyage de bureaux, recyclage de déchets : pensez à prévenir vos prestataires de services que vous changez de lieu de travail. Attendez vous à devoir renégocier vos contrats de prestations si ceux-ci dépendent de la surface de vos locaux ou de la distance avec votre prestataire. Et si vous déménagez en-dehors de la zone de chalandise de ces prestataires, pensez à vérifier les conditions de votre contrat, un préavis est souvent nécessaire pour leur permettre d'anticiper le repositionnement de leurs effectifs.

Déménagements d’entreprise : les formalités administratives

Faites transférer votre courrier d'entreprise

Qui dit déménagement d’entreprise dit changement d’adresse. N’attendez pas le dernier moment. Un mois avant, communiquez cette nouvelle adresse à tous vos interlocuteurs extérieurs. Vous allez devoir prévenir par mail ou courrier toutes les administrations et partenaires : Urssaf, sécurité sociale, préfecture, fournisseurs, assureurs et bien sûr … vos clients. N’oubliez d’indiquer votre changement d’adresse à la Poste qui pourra transférer, moyennant finance, votre courrier d’entreprise à la nouvelle adresse.

Internet et téléphone

Déménager c’est aussi l’occasion de revoir vos abonnements téléphoniques et Internet. Là encore, prévoyez à l’avance l’ouverture de vos nouvelles lignes. Il serait dommage de vous retrouver sans accès internet, le jour de l’arrivée des salariés dans les lieux.

Déménagement d'entreprise : le délai de prévenance des salariés

Tout d’abord le Comité d’Entreprise et le Comité d’hygiène et de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) doivent être informés et consultés. C’est une obligation légale. Cependant, la loi ne prévoit pas de délai de prévenance précis pour les salariés. Elle demande un délai suffisant. De plus, les obligations ne seront pas les mêmes si vous déménagez dans le même secteur géographique ou si vous changez de ville, voire de région. Si vous restez dans le même secteur le salarié ne peut pas s’y opposer. Si vous quittez Paris pour Lyon, l’avis des salariés doit être demandés dès que possible et des accords trouvés. Retrouvez plus d'informations dans notre article Déménagement d'entreprise : les droits de vos salariés.

Bien communiquer sur le déménagement auprès des salariés

Un déménagement peut être une source d’inquiétude pour vos collaborateurs. L’information des salariés est donc primordiale. Le projet ne fera sans doute pas l’unanimité et pourra même créer des désaccords et des perturbations dans les services. Ce qui pourrait porter préjudice au bon fonctionnement de l’entreprise. C’est pourquoi il est très important de mettre en place une bonne communication interne afin d’associer tout le monde à votre projet. 

  • Envoyez un courrier à chacun et préparez un livret qui vous permettra d’expliquer les raisons du déménagement et de « vendre » vos nouveaux locaux à vos salariés : taille, lieu, commerce et transports à proximité…
  • Si cela est possible, faites visiter les locaux à vos salariés et répondez à toutes leurs questions.
  • Rendez-les acteurs du projet en proposant de mettre en place des groupes de travail pour préparer le déménagement.
  • Organisez un vote pour choisir le mobilier.
  • Mettez en place un intranet pour tenir au courant tout le monde et permettre aux salariés de proposer leurs idées.
  • Le jour J, prévoyez un accueil soigné avec petit déjeuner et remise d’un livret regroupant toute les informations pratiques à connaître dans leur nouveau lieu de travail.

Trouver votre entreprise de déménagement

Et bien sûr, n'oubliez pas de trouver votre entreprise de déménagement. Il serait vraiment dommage de tout prévoir et d’en oublier l’essentiel : une entreprise fiable pour la phase finale de votre déménagement. 

D'ailleurs si vous recherchez le prestataire en déménagement le plus pertinent pour votre besoin, vous le trouverez forcément sur Askeet parmi les 18 prestataires référencés partout en France.