Longue et fastidieuse, la gestion des notes de frais est souvent perçue comme un véritable casse-tête par les équipes. La bonne nouvelle ? Vous avez la possibilité d’externaliser ce processus et libérer du temps à vos collaborateurs pour qu’ils se concentrent sur l’essentiel de leur activité. Mais comment choisir son logiciel de notes de frais parmi tous les prestataires du marché ? On vous aide à faire votre choix en prenant en compte 8 critères essentiels. 

L’application mobile

Pour un logiciel de notes de frais, l’application mobile est tout simplement indispensable. Grâce à elle, vos collaborateurs n’auront presque plus rien à faire. Il leur suffira simplement de prendre en photo leur note de frais, l’application fera le reste. 

Grâce à un système de reconnaissance des caractères (technologie OCR), l’application mobile sélectionne les informations essentielles de la facture (date, montant et nature de la note de frais) puis remplit automatiquement les cases. C’est ce qu’on appelle le « 0 saisie ».

Au final, le gain de temps est impressionnant, les erreurs sont limitées et vos collaborateurs n’ont plus besoin de garder leurs factures ! La bonne nouvelle est que la très grande majorité des logiciels de gestion de note de frais possèdent leur application.

Logiciel en interne ou solution SaaS

Comme pour la plupart des logiciels de service proposés aux entreprises, il existe deux possibilités.

Le logiciel de note de frais en interne

Pour fonctionner, le logiciel doit être installé sur un réseau informatique. Il est donc « physiquement présent » dans l’entreprise qui devra d’ailleurs acheter une licence, plus ou moins chère selon le nombre d’utilisateurs ou de postes informatiques. Une maintenance régulière devra également être prévue en interne puisque les mises à jour ne sont pas automatiques. Toutefois, ce type de solution permet de conserver et sécuriser ses données en interne.

Le logiciel de note de frais SaaS

Le logiciel SaaS n’est pas installé sur le réseau de l’entreprise ce qui rend son utilisation particulièrement flexible. Les collaborateurs y accèdent en se rendant sur une plateforme et se connectent avec un identifiant et un mot de passe. Le principal avantage ? Le service est disponible partout et tout le temps, dès lors qu’il y a une connexion internet. Dans ce cas de figure, les données sont hébergées sur les serveurs de l’éditeur et mises à jour régulièrement.

Les fonctionnalités disponibles

C’est l’un des critères les plus importants pour bien choisir son logiciel de gestion de notes de frais. De quoi avez-vous besoin ? Quelle est la situation de votre entreprise ? 

La plupart des solutions proposent des fonctionnalités communes :

  • Application mobile avec reconnaissance des caractères
  • Paramétrage personnalisé 
  • Classification des dépenses : par mois, par semaine, par projet …
  • Génération de rapports statistiques
  • Gestion des structures d’entreprise
  • Détection des erreurs et tentatives de fraude
  • Approbation multi-niveaux

Certaines applications de notes de frais vont plus loin et créent des partenariats. C’est le cas notamment de Notilus, qui s’est rapproché de Rés@car et la SNCF pour faciliter l’organisation des voyages d’affaires des équipes.

Le nombre d’utilisateurs

Plusieurs logiciels de notes de frais proposent des abonnements mensuels avec des tarifs dégressifs en fonction du nombre d’utilisateurs. C’est le cas par exemple de l’application Cleemy : si le nombre d’utilisateurs du logiciel est compris entre 10 et 19 collaborateurs, la formule est 5€ HT/mois/salarié. À partir de 75 collaborateurs jusqu’à 99, elle passe à 3,80€ HT/mois/salarié.

La fonction multinationale

Si votre entreprise dispose de filiales ou que vos équipes se rendent régulièrement à l’étranger, cette fonction vous évitera des manipulations inutiles et donc une perte de temps. Pensez à vérifier que le logiciel de notes de frais choisi intègre la gestion des langues et la reconnaissance des différentes devises.

La conformité avec la loi

Depuis quelques années, de nombreuses applications se sont développées, soyez bien vigilant sur leur professionnalisme. Avant de faire votre choix, assurez-vous que l’application de notes de frais est conforme avec les différentes administrations (URSSAF, impôts, etc.). Le logiciel doit notamment proposer un « archivage à valeur probante ». Cela signifie que votre équipe pourra stocker ses factures uniquement sur l’application et qu’il n’a plus besoin de garder les justificatifs papiers. L’archivage numérique proposé par le logiciel doit pouvoir faire office de preuve en cas de contrôle. 

Notez également que les réglementations évoluent rapidement. Votre logiciel de notes de frais utilisé doit pouvoir se paramétrer facilement pour être conforme aux lois en vigueur.

Les possibilités d’intégration

Idéalement, votre logiciel de notes de frais dispose d’une architecture assez souple pour pouvoir s’intégrer facilement à vos autres applications. Cela vous permettra de gagner du temps lors du traitement des informations. Checkez les différents niveaux d’intégration proposés :

  • Intégration avec un logiciel de gestion des voyages d’affaires
  • Intégration avec les cartes bancaires de l’entreprise pour faciliter l’export des dépenses
  • Intégration avec le logiciel de comptabilité de l’entreprise (probablement le point le plus important).

La qualité du SAV

Les entreprises sont souvent très attentives aux fonctionnalités offertes par le logiciel mais ne pensent pas toujours au service client. Pourtant, les conseillers sont indispensables pour répondre à vos questions, vous aidez à prendre en main le logiciel et vous accompagner lors d’un problème. 

Voici un exemple de questions à poser à votre futur prestataire :

  • Est-ce que les équipes sont disponibles par téléphone et/ou mail ? Ou uniquement par tchat ?
  • Quelle est la durée d’attente pour obtenir une réponse de leur part ?
  • Quels sont les supports d’aide mis à votre disposition (tutoriels, articles …) ?
  • Est-ce qu’il y a une FAQ sur le site ? Un forum ? 
  • Est-ce que vous avez un conseiller dédié ?