Vous en avez assez de créer des tableaux Excel pour planifier vos tâches ? Vous cherchez un outil collaboratif pour aider votre équipe à mieux s’organiser ? Le logiciel de gestion de projet est la solution qu’il vous faut mais son choix mérite réflexion. Alors comment être sûr d’opter pour le meilleur outil ? Nous faisons le point sur les critères indispensables à prendre en compte.

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de projet ?

Un logiciel de gestion de projet a pour but de faciliter et favoriser le travail en équipe. Ses bénéfices sont nombreux pour les utilisateurs :

  • Les objectifs sont définis et découpés en tâches ;
  • Le projet est planifié dans le temps (il a un début et une fin) ;
  • La collaboration est fluidifiée car tout le monde a accès aux informations ;
  • Les informations relatives au projet sont centralisées.

Grâce à cette interface, votre équipe pourra mieux visualiser l’avancée du travail et échanger sur les tâches à effectuer. 

La plupart des interfaces sont ouvertes vers l’extérieur et peuvent être utilisées par les clients et les prestataires. Leur accès est alors sécurisé et limité à certains échanges.

5 critères pour choisir son outil de gestion de projet

Les besoins de l’entreprise

La première étape lorsque vous choisissez un logiciel de gestion de projet est de faire le point sur les besoins de votre structure :

  • Quel type de projet menez-vous ? Sont-ils de petite taille ou de grande envergure ?
  • Pour quelles raisons souhaitez-vous utiliser une solution de planification de projet ? Quelles problématiques voulez-vous régler ?
  • Quelle est la taille de l’équipe ? Combien d’utilisateurs auront accès à l’outil ? 
  • Qui sont les parties prenantes ? Votre équipe, des prestataires externes, vos clients ?
  • Sont-ils déjà formés pour utiliser un tel logiciel ?
  • Quel est votre budget ?

Les fonctionnalités du logiciel de conduite de projet

La plupart des logiciels de gestion de projet proposent un tronc commun de fonctionnalités :

  • Planification des tâches (échéances) ;
  • Visualisation du projet (diagramme de Gantt ou système de Kanban)
  • Stockage et partage de documents ;
  • Identification des ressources disponibles ;
  • Distribution des tâches aux membres de l’équipe ;
  • Rédaction de comptes-rendus ;
  • Echanges par chat ;
  • Suivi des mises à jour.

Certaines solutions, généralement dédiées aux grandes entreprises, proposent des options supplémentaires : budgétisation, gestion client, création de campagnes marketing, etc.

L’objectif n’est pas de choisir l’outil avec le plus de fonctionnalités si vous n’en n’avez pas réellement besoin. Gardez en tête que plus le logiciel de gestion de projet sera simple et intuitif, plus votre équipe l’adoptera rapidement.

La compatibilité avec les outils existants

Certains dispositifs de conduite de projet sont conçus pour s’intégrer facilement avec d’autres logiciels. Si vous avez l’habitude de travailler avec des outils CRM, ERP ou de messagerie (Slack, Mailchimp, Gmail, etc.), nous vous conseillons d’opter pour un logiciel de gestion de projet compatible. Les données de votre entreprise seront automatiquement copiées sur l’interface et vous gagnerez un temps fou !

Logiciel SaaS ou logiciel interne

Vous aurez le choix entre deux formats pour votre logiciel de gestion de projet :

  • Logiciel local : il est installé directement sur les serveurs de l’entreprise et vous y aurez accès depuis un poste fixe. L’avantage est que vos données sont stockées en interne et que vous n’avez pas besoin d’une connexion Internet pour y accéder. Attention, les mises à jour et la maintenance seront à votre charge.


  • Logiciel SaaS : pour l’utiliser, il vous suffira de vous connecter à l’interface dédiée depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Les mises à jour sont faites automatiquement et vos données sont gérées par un serveur extérieur. L’avantage majeur d’un outil de gestion en ligne est que pouvez stopper l’abonnement à tout moment. Les prix sont généralement dégressifs en fonction du nombre d’utilisateurs.

La taille de l’entreprise

Il existe des outils de gestion de projet adaptés à la taille des entreprises. Certains sont dédiés à des petites structures (TPE/PME, startup, etc.) quand d’autres sont plutôt orientés « grands groupes » et proposent des solutions très complètes. 

Ces outils n’offriront donc pas les mêmes possibilités suivant le nombre d’utilisateurs et l’ambition de vos projets collaboratifs. Si vous avez un besoin très précis, optez pour un éditeur proposant une personnalisation avancée comme Monday ou Wrike.


Vous avez encore du mal à faire votre choix parmi les différents acteurs du marché ? Pour vous aider, nous avons réalisé un Top 5 des meilleurs logiciels de gestion de projet.