Hausse de la productivité des RH, économies significatives, démarche écologique, centralisation des données … Les avantages de la paye en ligne sont multiples pour l’entreprise et ses collaborateurs. Vous n’en n’êtes pas encore persuadé ? Nous faisons le point sur les nombreux impacts positifs de la dématérialisation des bulletins de salaire.

Qu’est-ce que la digitalisation des bulletins de salaire ?

Que dit la réglementation sur la paye en ligne ?

Depuis 2009, le Code du Travail permet aux employeurs d’éditer des bulletins de paie électroniques, sous réserve qu’ils soient sécurisés et facilement accessibles. Ce processus, couramment appelé « dématérialisation des fiches de paie », a été adopté par environ 15% des entreprises en France. 

En 2017, la Loi Travail a assoupli la procédure : les entreprises ne sont plus obligées d’avoir le consentement écrit du salarié si elles souhaitent passer à la dématérialisation de la paye. Celui-ci peut par contre s’y opposer et l’entreprise devra lui fournir des bulletins imprimés.

Qu’est-ce que ça change exactement ? 

Concrètement, au lieu d’être distribué en version papier, les fiches de salaire sont transmises aux employés au format numérique. Ces documents confidentiels sont stockés dans un coffre-fort électronique ultra-sécurisé. Les salariés disposent d’un espace personnel sur la plateforme et peuvent ainsi accéder à l’ensemble de leurs fiches de paie.

De son côté, l’entreprise se sert d’un logiciel de gestion de paie (logiciel monoposte ou application SaaS) pour produire, distribuer et archiver les bulletins. En quelques clics, elle peut avoir une vision d’ensemble des documents. La dématérialisation permet de faire un pas de plus vers l’automatisation de la fonction RH.

Les avantages de passer à la paye en ligne pour les entreprises

Des économies immédiates

L’édition et l’envoi de fiches de paie au format papier entraînent des coûts supplémentaires pour l’entreprise. Il faut compter :

  • les frais d’impression (papier et cartouches d’encre), 
  • les frais de mise sous pli (salaires des employés),
  • les frais d’affranchissement (coût du timbre et de l’enveloppe),
  • les frais de stockage (achat d’étagères, de casiers, etc.)

Au total, on estime que le coût d’un bulletin imprimé est d’environ 1,50 € à 2 € par mois par salarié. Avec un bulletin de salaire électronique, le prix est divisé par 3 et est estimé à 0,50 € par document. Le prix d’un timbre au 1er janvier 2019 était de 0,88 € !

Une entreprise de 1000 salariés fera alors une économie d’environ 12 000 €/an (si 100% des collaborateurs optent pour la dématérialisation de leur paie).

Un gain de temps considérable

En plus de faire des économies d’argent, l’entreprise va faire des économies de temps. Le passage aux fiches de paie électronique permet aux équipes en charge de la gestion de la paie d’éliminer les tâches chronophages

Comme les processus RH sont optimisés, l’accès aux informations est grandement facilité pour les employés : ils peuvent imprimer des duplicatas de leurs fiches de paie de manière autonome. Cette digitalisation des documents est aussi pratique lors d’éventuels contrôles des organismes sociaux (URSSAF ou Centre des Impôts). La charge administrative est allégée pour les équipes.

Une praticité non négligeable

La dématérialisation des bulletins de paie est autant pratique pour la structure que pour ses collaborateurs.

Les avantages pour l’entreprise :

  • l’édition et la distribution des bulletins sont automatisées, 
  • l’archivage des fiches de salaire est simplifié,
  • la structure centralise toutes les données et a une vue globale sur les informations de ses salariés. 
  • si le logiciel de paie est SaaS, l’employeur peut y accéder à n’importe quel moment.


Les avantages pour le salarié

  • il garde une trace de ses bulletins en cas de déménagement ou lors d’un éventuel dégât dans son domicile,
  • la paye en ligne résout aussi les problèmes (fréquents) de pertes de bulletins,
  • l’employé accède à ses documents dès lors qu’il a une connexion Internet.

Un impact écologique réduit

En toute logique, le passage à la paye en ligne participe à la préservation de l’environnement. On estime qu’une entreprise de 1000 salariés produit en moyenne 35 000 documents RH par an. Au total, ce sont 200 millions de bulletins de paie imprimés et envoyés tous les ans, d’après la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC).

Avec la dématérialisation des bulletins, la réduction de papier, d’enveloppes et d’encre est considérable. C’est donc un véritable enjeu pour les entreprises qui souhaitent tendre vers le « zéro papier ».

Une image modernisée

Pour des raisons financières et écologiques, le gouvernement encourage de plus en plus les entreprises à opter pour la dématérialisation des documents. Cette tendance est encore loin d’être généralisée mais les entreprises qui mettent en place la digitalisation de leurs documents envoient un message positif. Elles font preuve de modernité et prouvent qu’elles sont capables de s’adapter aux évolutions technologiques.

Les prérequis pour que la paye en ligne soit une réussite

Attention, la mise en place d’un système de paye en ligne doit être maîtrisé et ne peut intervenir au hasard. La loi est précise : la dématérialisation des bulletins doit se faire « dans les conditions de nature à garantir l’intégrité des données ». L’entreprise doit impérativement mettre à disposition de ses salariés un espace sécurisé et confidentiel. Pour limiter les risques de falsification, le bulletin doit être scellé par l’employeur et non-modifiable. 

Si elles décident de proposer le bulletin digital, les entreprises doivent également informer leurs employés au minimum 1 mois à l’avance.