4 étapes indispensables pour mettre en place une solution GED_background

La mise en place d’une solution GED demande une certaine préparation en interne.

La clé est de communiquer avec vos salariés afin de bâtir un système de gestion des documents qui s’appuie sur leurs besoins. Faisons le point sur les 4 étapes indispensables pour mettre en œuvre une solution GED.

1. Communiquer sur le fonctionnement du GED

Avant de mettre en place la numérisation de vos documents grâce à un logiciel GED, assurez-vous de bien communiquer auprès de votre équipe. Informez-les sur les changements à opérer au niveau organisationnel. Passer d’une solution d’archivage classique à une solution d’archivage électronique peut représenter un véritable bouleversement dans les habitudes de vos collaborateurs. C’est pour cette raison qu’il est essentiel d’expliquer en quoi consiste un outil GED et d’aborder ses avantages. Vous rassurerez ainsi les plus réfractaires au changement.

2. Choisir le logiciel GED qui convient aux besoins de l’entreprise

Il existe de nombreux logiciels de gestion électronique des documents sur le marché. Tous ne conviendront pas nécessairement à vos besoins. Pour trouver la solution adaptée à votre entreprise, prenez en compte les critères suivants :

  • Les fonctionnalités proposées par l’outil
  • Le niveau de sécurisation des données stockées
  • Le prix du logiciel GED
  • La comptabilité avec d’autres dispositifs de facturation, de comptabilité et de messagerie
  • L’accompagnement du service client

En savoir plus : Logiciels GED : comment choisir sa solution ?

3. Déployer la solution GED au sein de l’entreprise

Vous avez fait votre choix ? Vous devez maintenant intégrer cet outil dans le processus organisationnel de votre entreprise. Pour cela, nous vous conseillons de diviser le déploiement en plusieurs étapes. Grâce à une mise en place progressive, vous laisserez ainsi le temps aux utilisateurs de s’approprier la solution. Il sera également essentiel de former vos équipes à la prise en main du logiciel. Votre prestataire peut prendre en charge ces formations, indispensables à la bonne implémentation de la solution.

Lire plus : Logiciels GED : Top 5 des acteurs du marché

4. Récolter les retours des utilisateurs sur cet outil

La sensibilisation effectuée en amont et les formations ont pour objectif une mise en place sans accrocs. Néanmoins, n’hésitez pas à demander des retours aux principaux concernés : les utilisateurs, c’est-à-dire votre équipe. Leur avis est indispensable ! Cela vous permettra d’adapter la solution à votre structure et facilitera le développement du projet GED.

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